Komunikacja odgrywa fundamentalną rolę w codziennej działalności firm we wszystkich branżach, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Telefony są obecnie nadal jedną z najpowszechniejszych metod komunikacji w wielu firmach.
Jednak w ciągu ostatnich kilku lat telefony biznesowe przeszły poważne zmiany. Obecnie wiele firm korzysta z systemów telefonicznych opartych na protokołach Voice over Internet Protocol. Takie systemy umożliwiają firmom wykonywanie połączeń telefonicznych i wysyłanie wiadomości za pośrednictwem smartfonów, tabletów, komputerów i innych urządzeń podłączonych do Internetu.
Zakup systemu VoIP dla Twojej firmy przyniesie wiele korzyści w porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami telefonicznymi. Zapewniają większą skalowalność, oszczędność kosztów, obsługę wielu urządzeń, doskonałą jakość połączeń, zwiększone bezpieczeństwo, imponujące wrażenia użytkownika i wiele innych korzyści.
Wspaniałe w systemach VoIP jest również to, że mają wiele różnych funkcji, takich jak automatyczna obsługa, przekazywanie połączeń, nagrywanie rozmów, przekazywanie połączeń, wstrzymywanie połączeń, parkowanie połączeń, kolejki połączeń, godziny pracy, analityka, konferencje, muzyka oczekująca, Wiadomości SMS i nie tylko.
Jeśli obecnie szukasz systemu VoIP klasy biznesowej, zobaczysz, że jest duży wybór. Ale jak właściwie wybrać odpowiedni dla swojej firmy? Jednym z najlepszych sposobów, aby upewnić się, że system VoIP jest odpowiedni dla Twojej firmy, jest unikanie typowych błędów, niezależnie od tego, czy jest to małe badanie przed zakupem systemu, brak jasności co do wymagań, czy coś innego.
- To najlepsze systemy telefoniczne w chmurze na rynku
Wybór pierwszego dostawcy, którego widzisz
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów VoIP, a jeśli chcesz kupić taki dla swojej firmy i jesteś bardzo zajęty, po szybkim wyszukiwaniu w Google łatwo jest wybrać pierwszego dostawcę.
Ale jeśli wybierzesz dostawcę VoIP bez wcześniejszego zbadania i rozważenia innych opcji, możesz w końcu wybrać usługę, która jest nieodpowiednia dla Twojej firmy i zespołu.
Jeśli chodzi o znalezienie najlepszego systemu VoIP, konieczne jest porównanie różnych dostawców. Chociaż zajmie to więcej czasu, nie będziesz spieszyć się z decyzją i otrzymasz najlepsze rozwiązanie VoIP dla całej Twojej firmy. Robiąc zakupy, możesz zaoszczędzić pieniądze na subskrypcjach premium i uzyskać dostęp do jeszcze większej liczby funkcji.
Niezrozumienie potrzeb użytkowników i wymagań biznesowych
Porównanie różnych dostawców nie jest jedynym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu VoIP klasy biznesowej. Jeśli nie rozumiesz, czego Twoja firma i pracownicy potrzebują od dostawcy VoIP, ryzykujesz marnowanie pieniędzy i czasu na wdrożenie nieefektywnego systemu.
Przeszukując rynek w poszukiwaniu idealnego rozwiązania biznesowego VoIP, powinieneś spisać listę wymagań biznesowych, technicznych i użytkowników. Pomoże Ci to upewnić się, że potencjalny dostawca będzie dobrze pasował do Twojej firmy. Na przykład, możesz zanotować niezbędne funkcje VoIP i sprawdzić, czy są one oferowane przez potencjalnych dostawców VoIP.
Czytanie dogłębnych recenzji, studiów przypadków i opinii klientów pomoże Ci również ustalić, który system będzie najlepiej pasował do Twojej firmy. Nie chcesz wybierać rozwiązania VoIP i odkrywać, że nie będzie ono odpowiednie dla Twojej firmy w przyszłości.
Nie biorąc pod uwagę kosztów
Nie uwzględnienie kosztów systemu VoIP to coś innego, czego należy się powstrzymać podczas poszukiwania najlepszego dostawcy. Wiele usług VoIP oferuje szereg płatnych subskrypcji i opcjonalnych dodatków, które są odpowiednie dla różnych firm. Jeśli nie masz co do tego jasności, możesz zapisać się na niewłaściwy plan lub ponieść dodatkowe opłaty.
Jeśli myślisz o zakupie systemu VoIP dla swojej firmy, zdecydowanie zalecamy ustalenie od samego początku jasnego budżetu i uwzględnienie czynników finansowych różnych usług. Jak w przypadku każdego innego typu produktu, na rynku dostępne są zarówno tanie, jak i drogie rozwiązania VoIP. Mając jasność co do tego, ile chcesz wydać na system VoIP, będziesz w stanie znaleźć usługę odpowiadającą Twojemu budżetowi.
Większość dostawców ma w swoich witrynach jasne zestawienie cen, które zdecydowanie warto przeczytać. Ale powinieneś także być w stanie omówić swój budżet i koszty systemu VoIP, rozmawiając z zespołami obsługi klienta.
Ignorowanie konsekwencji dla bezpieczeństwa
Ponieważ rozwiązania telefoniczne VoIP działają w Internecie, zawsze istnieje ryzyko, że cyberprzestępcy mogą włamać się do systemu w celu podsłuchiwania rozmów telefonicznych i kradzieży cennych informacji biznesowych. Dlatego niezwykle ważne jest, aby wziąć pod uwagę ryzyko związane z bezpieczeństwem systemów VoIP i upewnić się, że wybrany dostawca ogranicza te zagrożenia.
Na przykład, powinieneś wybrać system VoIP, który zapewnia silne szyfrowanie, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, ścisłą politykę użytkownika, szereg bezpiecznych protokołów i inne funkcje bezpieczeństwa. Jeśli nie masz pewności, jak dostawca traktuje bezpieczeństwo i prywatność użytkowników, warto porozmawiać z jego zespołem obsługi klienta.
Zakup nieskalowalnego systemu
Jeśli chcesz wdrożyć system VoIP w szybko rozwijającej się firmie, ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, jest wybranie nieskalowalnego rozwiązania, które nie będzie odpowiadać potrzebom Twojej firmy w odległej przyszłości.
Wraz z rozwojem Twojej firmy bez wątpienia będziesz musiał tworzyć nowe linie na całym świecie, dodawać nowych pracowników do systemu telefonicznego, uzyskiwać dostęp do nowych funkcji i dodatków oraz nie tylko. Najlepsze biznesowe systemy VoIP ułatwiają i przyspieszają wykonywanie tych czynności w miarę upływu czasu.
Wybór usługodawcy bez renomy lub bezpłatnego
Inną rzeczą, której należy unikać przy wyborze systemu VoIP, jest wybór nierenomowanych lub bezpłatnych dostawców. Wybór darmowego dostawcy wydaje się świetnym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy w systemie VoIP, ale możesz doświadczyć luk w zabezpieczeniach, słabej wydajności, braku obsługi klienta, trudnego w użyciu oprogramowania i innych problemów.
Najlepszym sposobem na maksymalne wykorzystanie możliwości systemu VoIP jest wybór jednego z najlepszych systemów na rynku. Nasze ulubione usługi VoIP 2022-2023 to RingCentral Office, Ooma Office, GoToConnect, Dialpad, AT&T Business, 8x8 X Series, Microsoft 365 Business Voice, Grasshopper, 1-VOIP i Phone.com.
Wybór niełatwego dla użytkownika systemu VoIP
Bez poszukiwania najlepszych systemów VoIP dla firm możesz potencjalnie otrzymać system, który jest trudny do skonfigurowania i używania. Spowoduje to wiele problemów dla Twojej firmy, takich jak konieczność szkolenia personelu w zakresie korzystania ze skomplikowanego systemu VoIP, pracownicy decydujący się na korzystanie z innych metod komunikacji, jeśli system nie jest przyjazny dla użytkownika, a ostatecznie zmienianie dostawców w dalszej kolejności.
Świetnym sposobem sprawdzenia, czy system oferuje dobrą użyteczność, jest przeczytanie recenzji i opinii klientów. Jednak zdecydowana większość systemów VoIP zapewnia bezpłatne wersje próbne i wersje demonstracyjne, więc możesz nawet wypróbować system przed wykupieniem płatnej subskrypcji. Będziesz więc wiedział, czy jest łatwy w użyciu, czy nie.
- Przedstawiliśmy również najlepsze systemy telefoniczne PBX