Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS) sprawia, że zarządzanie plikami, zarówno online, jak i offline, jest łatwe i wydajne.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentamiKliknij poniższe łącza, aby przejść do witryny internetowej dostawcy:
1. Templafy
2. Pliki M
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Zarządzanie dokumentami staje się coraz ważniejsze, ponieważ koncepcja biura bez papieru staje się codziennością, zwłaszcza wraz z rozwojem usług przechowywania w chmurze.
Oznacza to, że zamiast przechowywać papier w niezgrabnych szafkach na dokumenty, dokumenty można teraz bezpiecznie przechowywać online. Jednak nie chodzi tylko o archiwizowanie informacji, ale także o ułatwienie całego procesu zarządzania dokumentami, obejmującego wszystko, od szablonów markowych, usprawnienie przepływu pracy, pracę z narzędziami do współpracy, a także możliwość sortowania czasami informacji technicznych. I to oprócz ogólnych zadań związanych z edycją i zarządzaniem dokumentami.
Dobre oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS) musi również być w stanie pracować z różnymi typami plików cyfrowych, nie tylko z oprogramowania biurowego, ale także z aplikacjami do robienia notatek, planami technicznymi, obrazami i projektami oraz wszystkim innym, co można sobie wyobrazić, na czym można było wcześniej drukować papier, w tym ze starszych formatów plików. W dzisiejszych czasach będzie również służył do projektowania oprogramowania do dokumentów.
Jednak wielu dostawców i wykonawców nadal będzie mieć do czynienia z papierem, więc każdy DMS musi mieć rozwiązanie do skanowania dokumentów, często działające jako samodzielne lub część pakietu oprogramowania do skanowania OCR, tak aby wszelkie takie papierowe faktury, pokwitowania lub inne dokumenty można zeskanować, aby można było zarchiwizować kopię cyfrową, podczas gdy wersja papierowa jest poddawana recyklingowi.
Biuro bez papieru już dawno się pojawiało, ale w końcu jest dostępne dla tych, którzy chcą to wykorzystać. Oto najlepsze rozwiązania w zakresie oprogramowania do zarządzania dokumentami.
- Przedstawiliśmy najlepsze alternatywy dla pakietu Microsoft Office.
1. Templafy
Kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dokumentami
Łatwy w użyciu interfejsObszerne funkcjeAplikacje mobilneZautomatyzowane kontrole zgodnościTemplafy to jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania dokumentami. System ma na celu integrację niezbędnych pakietów biurowych oraz rozwiązań, z których na co dzień korzystają firmy.
Jeśli jest jedna rzecz, która może być frustrująca, to konieczność tworzenia dokumentów marki przy użyciu innego oprogramowania. Może to być czasochłonne i fragmentaryczne, ale Templafy może pomóc. Dzięki niemu możesz tworzyć szereg plików w systemie i zarządzać nimi z jednego źródła.
Oprogramowanie jest kompatybilne z wieloma urządzeniami i wykorzystuje chmurę, aby zapewnić dostęp do wszystkich dokumentów na komputerach, tabletach i smartfonach. Istnieją również automatyczne kontrole zgodności, a także możesz łatwo przekazywać informacje zwrotne pracownikom.
Aby uzyskać wycenę, wymagany jest kontakt i nic dziwnego, że dokładny koszt zależy od liczby użytkowników, wybranych funkcji i dodatków.
2. Pliki M
Oprogramowanie do dokumentów, które wykrywa duplikaty
Wygodne integracjeAplikacje mobilneAlerty dotyczące dokumentówJeśli chodzi o zarządzanie dokumentami, M-Files ma na celu usprawnienie wewnętrznego przepływu pracy i zapewnienie, że ważne informacje są zawsze bezpieczne. Jej klientami jest wiele dużych korporacji, takich jak Comcast i Yokohama.
Istnieje jeden skarbiec dla wielu plików i można je łatwo znaleźć według klienta, projektu, daty, stanu lub innych kryteriów. Oprogramowanie ma na celu uniknięcie powielania - często kończy się to na dwóch kopiach tego samego raportu lub nawet więcej.
M-Files ostrzeże Cię, jeśli dokument został zapisany dwukrotnie, analizując nazwy i dane projektu. Dostajesz też świetne integracje, w tym Microsoft Office i Salesforce CRM.
Dostępna jest bezpłatna wersja próbna, ale cena nie jest określona na stronie, więc musisz się z nami skontaktować, aby uzyskać wycenę.
3. DocuWare
Organizacja dokumentów zostaje przeniesiona do chmury
Obejmuje pełen zakres zadań związanych z dokumentamiPrzechowywanie w chmurzeWsparcie mobilneUkryte cenyDocuware przyjmuje podejście oparte na chmurze do zarządzania dokumentami. Integruje przechowywanie w chmurze i automatyzację biura, aby stworzyć cyfrowe miejsce pracy. Takie podejście do pełnego spektrum zadań biurowych bez papieru to kolejny przykład cyfrowej transformacji, która napędza obecnie wiele procesów.
Docuware oferuje usługi tworzenia „przepływu pracy w chmurze”, jeśli chodzi o dokumenty. Umożliwia zakup usług na małą skalę w razie potrzeby, a następnie w miarę tworzenia scenariuszy przypadków użycia i zapewniania niezawodności usługę można skalować w celu większego wdrożenia.
Oferowane są również aplikacje mobilne, które można zintegrować z tym przepływem pracy, ułatwiając skanowanie paragonów w podróży, zatwierdzanie faktur do szybkiej płatności i podpisywanie formularzy bezpośrednio na urządzeniu.
Chociaż Docuware oferuje wersję demonstracyjną i bezpłatną wersję próbną, cena oczywiście zależy od wybranych usług, dlatego potencjalny nabywca musi skontaktować się w celu uzyskania niestandardowej wyceny.
Bezpłatna wersja próbnaAktualizacja: Docuware oferuje teraz bezpłatną wersję próbną we współpracy z. Kliknij tutaj, aby odebrać. Wyświetl ofertę
4. MasterControl
DMS skupił się na zgodności
Zoptymalizowany pod kątem urządzeń mobilnychObsługiwane przez organy regulacyjneŚwiatowe standardyW dużych organizacjach często wdrażane są procesy i przepisy zapewniające zgodność dokumentów z wytycznymi firmy. Ale gdy masz mnóstwo plików, przestrzeganie takich zasad może być trudne.
Oprogramowanie do kontroli dokumentów MasterControl, które jest używane przez niektóre z największych organów regulacyjnych na świecie, to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które dotyczy złożonych przepisów i norm na całym świecie. Ma na celu zmniejszenie kosztów przestrzegania przepisów i zwiększenie wydajności wewnętrznej.
System w pełni automatyzuje routing, dostawę, eskalację i zatwierdzanie ważnych dokumentów. Zawiera również scentralizowane, bezpieczne archiwum, w którym można przechowywać i wyszukiwać pliki biznesowe.
Nic nie wskazuje na bezpłatną wersję próbną, a wycena wymaga skontaktowania się z firmą w celu wyceny.
5. XaitPorter
Współpraca w chmurze w najlepszym wydaniu
W pełni zoptymalizowany do chmuryFunkcje inteligentnej współpracyIntegracja SalesforceJeśli szukasz rozwiązania chmurowego do tworzenia dokumentów, zdecydowanie powinieneś sprawdzić XaitPorter.
Wspaniałą rzeczą w tym systemie jest to, że jest niezwykle elastyczny. Możesz jednocześnie współpracować i pracować nad dokumentami ze współpracownikami, a także łatwo wymieniać się opiniami. Zarządza również wszystkimi aspektami przepływu pracy, więc nie musisz martwić się o formatowanie, numerację i układ.
XaitPorter ma również kilka przydatnych sztuczek na froncie integracji. Oprogramowanie może współpracować z Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText i Dropbox. Obecnie jest używany przez ponad 45 000 firm na całym świecie.
Chociaż dostępna jest wersja demonstracyjna, nie ma bezpłatnej wersji próbnej, a wycena wymaga skontaktowania się z nami w celu wyceny.
Inne platformy DMS do rozważenia
Chociaż istnieje wiele dedykowanych platform biurowych i dokumentów, o których moglibyśmy wspomnieć, nie tylko Office 365, LibreOffice i Adobe Document Cloud, są one bardziej skoncentrowane na tworzeniu dokumentów i zarządzaniu nimi, a nie na zarządzaniu i przechowywaniu dokumentów z wielu źródeł i formatów. Dlatego będziemy kontynuować tę listę, przedstawiając kilka innych rozwiązań DMS, które warto rozważyć:
Samepage różni się nieco od standardowego zarządzania dokumentami, ponieważ polega bardziej na utworzeniu pojedynczego punktu centralnego dla całej komunikacji, projektów i narzędzi do udostępniania dokumentów. Celem jest uproszczenie wszystkiego w jednej aplikacji, w przeciwieństwie do posiadania wielu aplikacji do różnych zadań. Interfejs jest prosty i łatwy w użyciu, a jego sercem jest współpraca. Pod tym względem sprawia, że Samepage jest potencjalnie elastycznym rozwiązaniem spełniającym różnorodne potrzeby.
Dokmee reklamuje się jako korporacyjne rozwiązanie do zarządzania treścią w celu organizowania i zabezpieczania plików oraz zarządzania nimi. Obsługuje wiele formatów dokumentów, a także zapewnia obrazowanie dokumentów i przechwytywanie danych w ramach swojej usługi. Wszystko można inteligentnie indeksować za pomocą sztucznej inteligencji, z plikami automatycznie oznaczanymi do indeksowania, a także z routingiem opartym na regułach, aby ułatwić przechowywanie i archiwizację, a wszystko to odbywa się poprzez bezpieczny hosting w chmurze. Zgodnie z oczekiwaniami współpraca jest obsługiwana, a uprawnienia i opcje inspekcji są dostępne dla łatwiejszego zarządzania plikami.
eFileCabinet to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które wykorzystuje inteligentną automatyzację do organizowania, nazywania i przechowywania plików zgodnie z ich zawartością. Dostępne są szablony umożliwiające dostosowanie drzewa folderów dokumentów w całym systemie. Uprawnienia, wygaśnięcie pliku / folderu i powiadomienia można również skonfigurować w celu udostępniania plików i wysyłania żądań plików, a wszystko to odbywa się za pomocą bezpiecznego adresu URL. Ogólne zasady dostępności można również skonfigurować zgodnie z polityką firmy.
Abbyy są prawdopodobnie najbardziej znane ze swoich usług odczytu plików i skanowania, ale zapewniają również usługę cyfrowej archiwizacji dokumentów, która pozwala na bezpieczne przechowywanie i używanie dokumentów. Dostęp można śledzić i rejestrować, a istniejące dokumenty można ponownie wykorzystać i edytować zgodnie z wymaganiami ponownego wydania. Meta słowa kluczowe można zastosować do łatwego wyszukiwania oprócz normalnych funkcji wyszukiwania i łatwo rozpowszechniać za pośrednictwem Internetu lub poczty e-mail, zgodnie z wymaganiami. Jednym z potencjalnych ograniczeń jest to, że usługi Abbyy są tworzone głównie w celu przechowywania dokumentów w formacie PDF.
- Przedstawiliśmy również najlepsze miejsce na przechowywanie dokumentów w chmurze.
