eFileCabinet to po prostu jedna z najlepszych platform oprogramowania do zarządzania dokumentami. eFileCabinet oferuje szczegółową kontrolę nad bezpieczeństwem, udostępnianiem plików, wersjonowaniem i nie tylko. Funkcje sztucznej inteligencji pomagają automatycznie kategoryzować pliki, a optyczne rozpoznawanie znaków umożliwia wyszukiwanie dowolnych danych w zeskanowanych plikach. Jedynym minusem eFileCabinet jest to, że może być drogi, zwłaszcza jeśli masz wielu użytkowników lub potrzebujesz dodatków integracyjnych.
W naszej recenzji eFileCabinet pomożemy Ci zdecydować, czy ta platforma zarządzania dokumentami jest odpowiednia dla Twojej firmy.
- Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami
Plany i ceny
eFileCabinet oferuje trzy opcje cenowe. Plan Advantage kosztuje 55 USD miesięcznie na użytkownika, jeśli jest rozliczany co roku i obejmuje 1 TB przestrzeni dyskowej wraz ze wszystkimi podstawowymi funkcjami eFileCabinet. Jednak masz ograniczenia co do dodatków, które możesz kupić, więc eFileCabinet nie jest bardzo rozszerzalny w ramach planu Advantage.
Plan biznesowy kosztuje 99 USD na użytkownika miesięcznie, jeśli jest rozliczany co roku i obejmuje 5 TB przestrzeni dyskowej dla Twojej firmy. Ten plan obejmuje równoległe podglądy dokumentów i integracje z Microsoft OneDrive i Google Drive. Umożliwia także zakup dodatków do integracji Salesforce, jednokrotnego logowania, zautomatyzowanych przepływów pracy i integracji poczty e-mail.
Plan Unlimited kosztuje 199 $ na użytkownika miesięcznie i jest rozliczany corocznie. Ten plan obejmuje wszystkie dodatki eFileCabinet oraz nieograniczone przechowywanie dokumentów.
funkcje
eFileCabinet jest wyposażony w funkcje ułatwiające pracownikom udostępnianie plików, zarządzanie dokumentami i usprawnianie przepływu pracy.
Jedną z najlepszych rzeczy w eFileCabinet jest to, jak proste sprawia, że udostępnianie plików. Dzięki temu oprogramowaniu możesz natychmiast udostępniać pliki każdemu, w Twojej organizacji lub poza nią. Nie ma ograniczeń co do liczby użytkowników-gości, których możesz mieć pracujących nad dokumentami na swoim koncie, niezależnie od Twojego planu. Ponadto masz kontrolę nad uprawnieniami do edycji i możesz zdecydować się na otrzymywanie powiadomień o pobraniu udostępnionego pliku.
Warto zauważyć, że eFileCabinet umożliwia również żądanie plików od innych użytkowników lub gości. Wysyłając żądanie pliku, możesz utworzyć wiele pól dokumentu i zdecydować, czy są one wymagane, czy opcjonalne. Możesz również ustawić lokalizację przesyłania plików, aby były one automatycznie przesyłane do folderu, do którego należą.
Jednym ze sposobów, w jaki eFileCabinet pomaga utrzymać porządek w firmie, są szablony folderów. Dzięki szablonom folderów można tworzyć standardowe katalogi z wstępnie nazwanymi folderami. Na przykład możesz zbudować szablon, w którym folder nadrzędny zawiera 12 podkatalogów, z których każdy ma nazwę odpowiadającą poszczególnym miesiącom.
Zaletą tego systemu jest to, że każdy utworzony lub otrzymany plik ma swój katalog domowy. Ponadto łatwo jest ustandaryzować struktury folderów dla wszystkich pracowników w całej firmie. Ułatwia to udostępnianie i lokalizowanie plików oraz eliminuje potencjalne zamieszanie spowodowane tworzeniem przez każdego pracownika własnego systemu archiwizacji.
Użytkownicy biznesowi i bez ograniczeń mają dostęp do zautomatyzowanych obiegów dokumentów, co jest potężnym sposobem na usprawnienie Twojej firmy. Jedną z aplikacji, którą wyróżnia eFileCabinet, jest automatyczne nazywanie i archiwizowanie przychodzącego dokumentu na podstawie obecności określonych słów kluczowych w samym dokumencie. Możesz także użyć przepływów pracy, aby podzielić pola formularza na przeszukiwalne podkategorie, co sprawia, że wyszukiwanie w dokumencie jest jeszcze bardziej wydajne.
Interfejs i w użyciu
Platforma internetowa eFileCabinet jest ogólnie bardzo łatwa w nawigacji, z trzyczęściowym projektem, który umożliwia przeglądanie całego katalogu folderów, plików w wybranym folderze i podglądu pojedynczego pliku. Dostępny jest również pasek wyszukiwania do szybkiego wyszukiwania dokumentów oraz panel ulubionych zapewniający łatwy dostęp do najczęściej używanych folderów.
Warto jednak zauważyć, że nie można edytować dokumentów wewnątrz eFileCabinet. Jest to trochę rozczarowujące, zwłaszcza gdy wystarczy wprowadzić proste zmiany w dokumencie lub formularzu Word. To powiedziawszy, możesz zapisać nieograniczoną liczbę wersji plików, co jest przyjemne podczas pracy nad projektami z wieloma poprawkami.
eFileCabinet oferuje również aplikacje mobilne na iOS i Androida. Jedną godną uwagi cechą aplikacji mobilnych jest to, że umożliwiają robienie zdjęć dowolnego dokumentu papierowego i natychmiastowe przesyłanie ich do chmury eFileCabinet.
Wsparcie
eFileCabinet oferuje wsparcie przez telefon, e-mail i czat na żywo od 7:00 do 18:00 czasu górskiego, od poniedziałku do piątku. Możesz wykupić całodobową pomoc telefoniczną jako opcjonalny dodatek (tylko cena według oferty). eFileCabinet posiada również internetową bazę wiedzy, która zawiera bardzo szczegółowe instrukcje użytkownika dotyczące większości kluczowych funkcji oprogramowania.
Bezpieczeństwo
eFileCabinet przechowuje Twoje dokumenty w chmurze i poważnie traktuje bezpieczeństwo. Wszystkie pliki są szyfrowane w stanie spoczynku, a połączenie z chmurą jest szyfrowane za pomocą protokołu SSL. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe podczas logowania jest również standardową funkcją.
Ponadto administratorzy mają znaczną kontrolę nad oprogramowaniem. Możesz ustawić wymagania dotyczące złożoności haseł, włączyć białą listę adresów IP lub ograniczyć czas logowania. Administratorzy mają również dostęp do pełnych dzienników aktywności wszystkich użytkowników.
Jedyną funkcją bezpieczeństwa, której brakowało, była możliwość ustawienia limitów pobierania plików udostępnionych. eFileCabinet oferuje również łącza URL szybkiego dostępu do dokumentów, które, choć wygodne, nie są zbyt bezpieczne.
Konkurencja
W eFileCabinet jest wiele rzeczy do polubienia. Ale jeśli nie ma funkcji lub integracji, których potrzebuje Twoja firma, rozważ Dokmee lub DocuWare. Dokmee jest przeznaczony dla przedsiębiorstw, a automatyzacja przepływu pracy jest standardem. DocuWare oferuje dodatkowe narzędzia mobilne i funkcje zgodności, a także aż 500 opcji integracji. Obie platformy oferują tylko wycenę, ale oczekują, że będą droższe niż eFileCabinet dla średnich firm.
Ostateczny werdykt
eFileCabinet to potężne oprogramowanie do zarządzania dokumentami z wieloma dobrymi funkcjami dla małych i średnich firm. Platforma ułatwia standaryzację organizacji plików w całej firmie i automatyczne organizowanie plików przy użyciu przepływów pracy opartych na sztucznej inteligencji. Ma również solidną obsługę udostępniania plików i zarządzania. Chociaż eFileCabinet jest drogi, stopień, w jakim może usprawnić Twój biznes, może być wart swojej ceny.
- Nasz przewodnik po najlepszym oprogramowaniu do zarządzania dokumentami