Smartsheet nie jest typową platformą do zarządzania projektami. Zamiast tego jest to arkusz kalkulacyjny podobny do programu Excel, który umożliwia wyświetlanie skomplikowanych danych. Chociaż platforma może odblokować mnóstwo elastyczności dla Twojej firmy, potrzeba menedżera, który naprawdę kocha arkusze kalkulacyjne, aby w pełni wykorzystać to oprogramowanie. Smartsheet nie jest szczególnie łatwy w użyciu i brakuje mu intuicyjnego projektu wielu konkurentów zajmujących się zarządzaniem projektami.
Plany i ceny
Smartsheet ma dwie warstwy planów dla małych firm i dwie opcje planów niestandardowych dla średnich i dużych firm.
Plan Indywidualny kosztuje 19 USD za użytkownika miesięcznie lub 168 USD za użytkownika rocznie, jeśli jest płatny rocznie. Obejmuje to wiele funkcji Smartsheet, ale przede wszystkim wyklucza możliwość śledzenia postępów i zarządzania użytkownikami w zespole.
Plan biznesowy kosztuje 32 USD za użytkownika miesięcznie lub 300 USD za użytkownika rocznie, jeśli jest płatny rocznie. Spowoduje to dodanie funkcji dziennika aktywności, zarządzania grupami, niestandardowych pulpitów nawigacyjnych i raportowania. Pamiętaj, że plan Business wymaga zakupu co najmniej trzech licencji.
Plany Enterprise i Premier są przeznaczone dla większych firm, które potrzebują zaawansowanych funkcji administracyjnych i zarządzania użytkownikami. Plan Premier obejmuje kilka aplikacji Smartsheet klasy premium, a także obsługę integracji z Salesforce i Microsoft Dynamics. Aby uzyskać informacje o cenach tych planów, musisz skontaktować się ze Smartsheet.
funkcje
Smartsheet jest o wiele bardziej podobny do programu Microsoft Excel pod względem funkcji i interfejsu niż do większości dedykowanych narzędzi do zarządzania projektami. Za pomocą Smartsheet możesz zrobić prawie wszystko, co zrobiłbyś w przypadku tradycyjnego arkusza kalkulacyjnego, w tym śledzenie wydatków i budżetów oraz tworzenie formularzy. Główną różnicą jest to, że Smartsheet oferuje szablony i ogromną różnorodność narzędzi do formatowania, aby platforma działała lepiej w środowisku biznesowym.
Na przykład Smartsheet umożliwia tworzenie menu rozwijanych w komórkach, dzięki czemu można szybko uzyskać dostęp do kontaktów, wydarzeń kalendarza, członków zespołu lub aktywnych zadań. Korzystanie z wielu menu rozwijanych umożliwia szybkie i proste tworzenie listy kontrolnej zadań dla projektu, przypisywanie członków zespołu do każdego zadania i ustalanie terminów. Zaletą Smartsheet w porównaniu z innymi platformami do zarządzania projektami jest to, że masz zasadniczo nieograniczony potencjał w zakresie dodawania niestandardowych pól do każdego zadania.
Zaletą Smartsheet do zarządzania zadaniami jest to, że możesz przeciągać zadania w obrębie arkuszy kalkulacyjnych. Możesz więc utworzyć hierarchię zadań podrzędnych lub przenieść elementy do kolumny „Gotowe”, w zależności od preferowanej organizacji przepływu pracy. Ponadto oprogramowanie pozwala w łatwy sposób zdefiniować formatowanie warunkowe, dzięki czemu można np. Wyróżnić dowolne zadania z terminem realizacji w ciągu najbliższych dwóch tygodni.
Innym sposobem, w jaki Smartsheet może być bardzo pomocny, jest użycie go do tworzenia hybrydowych arkuszy kalkulacyjnych. Smartsheet zawiera szablony do budżetowania projektów, wydatków i śledzenia czasu. Możesz tworzyć na podstawie tych szablonów, aby zobaczyć, którzy członkowie zespołu są przypisani do danego projektu w arkuszu wydatków. Lub zintegruj raport wydatków bezpośrednio z arkuszem kalkulacyjnym osi czasu projektu.
Automatyzacja przepływu pracy
Jedną z fajnych funkcji oferowanych przez Smartsheet są przepływy pracy, które pozwalają zautomatyzować niektóre arkusze kalkulacyjne. W szczególności przepływy pracy umożliwiają używanie danych do wyzwalania dodatkowych zdarzeń w arkuszach. Można więc automatycznie przypisywać nowych użytkowników do projektu, gdy określone zadanie zostanie oznaczone jako zakończone, lub wyzwalać alerty e-mail po osiągnięciu określonego kamienia milowego lub limitu wydatków.
Integracja aplikacji
Smartsheet ma ogromne możliwości integracji dodatkowego oprogramowania. Jak masz nadzieję, platforma działa od razu po wyjęciu z pudełka z większością głównych dostawców przestrzeni dyskowej w chmurze i Google Apps. Jest też rynek aplikacji Smartsheet, w którym znajdziesz nowe szablony arkuszy kalkulacyjnych, integracje jednym kliknięciem i dodatki premium. Jeśli nie możesz znaleźć potrzebnej integracji, możesz uzyskać dostęp do interfejsu API Smartsheet, aby opracować nowe możliwości.
Interfejs i w użyciu
Nie powinno dziwić, że Smartsheet nie jest najłatwiejszym narzędziem do zarządzania projektami na świecie - w końcu opiera się całkowicie na arkuszach kalkulacyjnych. Jeśli jesteś geniuszem Excela, korzystanie z arkuszy Smartsheets będzie znacznie łatwiejsze niż wtedy, gdy zazwyczaj unikasz arkuszy kalkulacyjnych w jak największym stopniu. Istnieją jednak pewne różnice w formułach i układach menu, więc oprogramowanie wymaga krzywej uczenia się dla prawie każdego.
W szczególności na początku musisz dowiedzieć się, które szablony będą odpowiednie dla Twojej firmy. Szablony platformy są podzielone na kategorie według obszaru biznesowego (np. Zarządzanie projektami, sprzedaż, marketing, IT itp.). Ale w sklepie z aplikacjami Smartsheet jest też więcej szablonów do zbadania.
Smartsheet ma również kilka niedociągnięć po tym, jak już zainstalujesz się w oprogramowaniu. Najważniejszym z nich jest to, że współpracownicy nie mają łatwego sposobu sprawdzenia, kto pracuje nad jakim dokumentem. Tak więc, jeśli pracujesz w zespole, musisz pomyśleć o strategii unikania nadpisywania pracy w jednym arkuszu kalkulacyjnym do zarządzania zadaniami.
Ponadto, mimo że Smartsheet jest oprogramowaniem opartym na chmurze, brakuje mu funkcji ciągłego automatycznego zapisywania. Platforma będzie zapisywać Twoją pracę w określonych odstępach czasu, ale jeśli chcesz, aby zmiana została natychmiast przekazana współpracownikom w arkuszu kalkulacyjnym, musisz w rzeczywistości nacisnąć przycisk „Zapisz”.
Wsparcie
Smartsheet zawiera ogromną bibliotekę samouczków wideo, które pomogą Ci zorientować się w oprogramowaniu. Dostępnych jest również mnóstwo dokumentacji online umożliwiającej rozwiązanie większości typowych problemów.
Jednak Smartsheet jest lekki w zakresie bezpośredniej obsługi klienta. Możesz skontaktować się z firmą tylko za pośrednictwem systemu zgłoszeń e-mail do pomocy technicznej, więc uzyskanie odpowiedzi na jakiekolwiek pytania może zająć cały dzień roboczy lub dłużej.
Konkurencja
Smartsheet jest najbardziej podobny do AirTable, który również wykorzystuje zaawansowane arkusze kalkulacyjne do organizowania projektów i wszystkich innych aspektów Twojej firmy. AirTable jest nieco tańszy i oferuje bardziej przyjazny dla użytkownika interfejs, ale brakuje mu głębi funkcjonalności oferowanej przez Smartsheet. W szczególności AirTable nie ma narzędzi do automatyzacji przepływu pracy i znacznie trudniej jest tworzyć hybrydowe arkusze kalkulacyjne.
Ostateczny werdykt
Smartsheet to bardzo zaawansowane narzędzie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, chociaż nie jest to najłatwiejsze oprogramowanie, jeśli chcesz tylko zarządzać projektami. Jeśli możesz pokonać stromą krzywą uczenia się, Smartsheet jest wystarczająco wszechstronny, aby tworzyć hybrydowe arkusze kalkulacyjne z różnymi danymi i umożliwiać zautomatyzowane przepływy pracy. Jednak na platformie nadal brakuje niektórych podstawowych funkcji współpracy, takich jak automatyczne aktualizowanie w chmurze.
- Możesz zarejestrować się w Smartsheet tutaj