Wobec rosnącej liczby cyberataków, wszyscy musimy być coraz bardziej czujni, jeśli chodzi o ochronę naszych danych. Jeśli prowadzisz firmę podatkową, odpowiedzialność za ochronę danych klientów o podatnikach ma również ogromne znaczenie. W sezonie podatkowym ryzyko jest jeszcze większe, ponieważ przedsiębiorstwa i firmy podatkowe dzielą się informacjami w miarę upływu czasu na rozliczenie podatku.
Jest to oczywiście bardzo interesujące dla cyberprzestępców, którzy chcieliby uzyskać dostęp zarówno do danych Twojej firmy podatkowej, jak i do informacji przechowywanych o klientach. Jeśli uda im się zinfiltrować te dane podatnika, mogą wykorzystać je do składania fałszywych deklaracji podatkowych, a także spowodować poważne skutki uboczne dla firmy podatkowej i bazy danych jej klientów.
Dlatego niezwykle ważne jest, aby zarówno osoby fizyczne, jak i firmy podatkowe dysponowały środkami, które pomogą zmniejszyć zagrożenie ze strony cyberprzestępców. Dla osób fizycznych pakiet ochrony przed kradzieżą tożsamości to świetny pomysł.
W przypadku firm podatkowych istnieje kilka kroków, które można podjąć, z których wiele jest stosunkowo prostych i nie wymaga niczego więcej niż zdrowego rozsądku. Jednak w przypadku bardziej niezawodnego zestawu środków zapobiegawczych warto skorzystać z pomocy bardziej kompletnego rozwiązania, którego opcje omówimy poniżej.
- Sprawdź najlepszą ochronę przed kradzieżą tożsamości
- Najlepsze oprogramowanie podatkowe w dzisiejszych czasach
- Zapoznaj się z najlepszym oprogramowaniem księgowym
Zagrożenia hakerskie
Każdy może stać się ofiarą cyberprzestępczości i nie dotyczy to tylko osób przebywających w domu, które składają zeznania podatkowe na swoich laptopach, komputerach lub smartfonach. Wiadomości regularnie pojawiają się na nagłówkach gazet o naruszeniach bezpieczeństwa w dużych firmach, często w wyniku czego dane klientów są narażone na ryzyko. Może to być po prostu adres e-mail, który zostanie utracony, chociaż poważniejsze naruszenia mogą obejmować takie rzeczy, jak dane adresowe, numery kart kredytowych i, co gorsza, bezpieczeństwo numerów PESEL.
Jeśli prowadzisz firmę podatkową, odpowiedzialność jest zatem znaczna, co oznacza, że musisz upewnić się, że masz wszystkie środki w celu ochrony danych klientów. IRS udostępnia przydatną dokumentację, która może pomóc w nakreśleniu głównych obowiązków i zabezpieczeń, które należy wprowadzić, aby rozwiązać ten problem. „Ochrona danych podatników” zatytułowany „Ochrona danych podatników” to przydatny przewodnik, który przedstawia środki, jakie musi podjąć Twoja firma podatkowa.
Jeśli Twoja firma wykonuje dużo pracy związanej z e-składaniem zeznań w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, to jest to dobra lektura. Opracowanie planu działania i najlepszych środków zapobiegawczych z pewnością pomoże Twojej firmie podatkowej skuteczniej zabezpieczyć dane klientów.
Oprogramowanie zabezpieczające
Bez względu na to, jak dobre jest oprogramowanie zabezpieczające, istnieją cyberprzestępcy, którzy wydają się być o krok przed grą. Jeśli jednak prowadzisz firmę podatkową, ignorowanie zagrożenia i nie przejmowanie się wcale oprogramowaniem zabezpieczającym nie jest najlepszym pomysłem. Jeśli zainwestujesz w oprogramowanie antywirusowe i zaporę ogniową, na pewno będziesz w lepszym miejscu niż nie mieć niczego.
Pakiety bezpieczeństwa oparte na subskrypcji są również stale aktualizowane, co oznacza, że wszelkie nowe zagrożenia zostaną zatrzymane, zanim cyberprzestępcy uzyskają dostęp do danych klienta. Posiadanie jak największej liczby przeszkód w celu powstrzymania cyberprzestępców i uniemożliwienia oszustom kradzieży tożsamości przechwycenia danych klientów, które mogą obejmować ich najważniejszy numer ubezpieczenia społecznego, jest niezbędne, dlatego rozsądnie jest wybrać najlepszy z dostępnych.
Chociaż wiele pakietów oprogramowania zabezpieczającego i zapór ogniowych aktualizuje się dynamicznie, warto mieć oko na to, co robi Twoja subskrypcja. Upewnij się również, że nic nie wygaśnie, na przykład wygaśnięcie konta subskrypcji. Przeglądając konfigurację oprogramowania zabezpieczającego, warto również przyjrzeć się możliwości uzyskania lepszego oprogramowania do szyfrowania dysków, jeśli jeszcze go nie masz, aby uwzględnić inne podstawy w ustaleniach sieciowych Twojej firmy podatkowej.
Ochrona danych
Jeśli prowadzisz firmę podatkową, najprawdopodobniej będziesz potrzebować dużej ilości przechowywanych danych w firmie. Jak często się mówi, przypadki naruszenia bezpieczeństwa przechowywanych danych są dość powszechne, a wiele systemów zostało włamanych przez zewnętrzne źródła. Oznacza to, że należy podjąć kroki w celu zapewnienia zaszyfrowania wszystkich danych klientów, a także informacji wewnętrznych firmy podatkowej.
Coraz częściej firmy korzystają z wielu różnych opcji oferowanych przez zewnętrzne serwery i systemy kopii zapasowych w chmurze. Wiele z nich ma o wiele lepsze środki bezpieczeństwa, niż być może może mieć samodzielna firma. Warto sprawdzić dostępne opcje, jeśli chodzi o coś takiego jak jeden z najlepszych systemów tworzenia kopii zapasowych w chmurze, ponieważ są one często zaskakująco przystępne cenowo.
Jeśli przechodzisz na konfigurację opartą na chmurze, upewnij się, że jesteś rozsądny, jeśli chodzi o wycofywanie starych dysków. Każdy sprzęt, który był używany w firmie podatkowej, będzie musiał zostać wyczyszczony; upewnij się, że wcześniej utworzono kopię zapasową wszystkich danych na dyskach. Chociaż przestarzały sprzęt, taki jak stary dysk, może nikogo nie interesować, cyberprzestępcy mogą uznać go za niezwykle przydatny. Więc pamiętaj, aby poświęcić czas na uczynienie tych starych jednostek nieczytelnymi.
Monitoruj ruch
Bez względu na to, jak duża lub mała jest Twoja firma podatkowa, istnieje ciągła potrzeba monitorowania aktywności na kontach klientów. Pilnowanie wszystkiego, co może wyglądać lub wydawać się niewłaściwe, ma kluczowe znaczenie. Jedną z najbardziej przydatnych pomocy w tym celu jest wykorzystanie elektronicznego numeru identyfikacyjnego zgłoszenia lub EFIN, który IRS wydaje osobom i firmom, które zostały zatwierdzone jako autoryzowani dostawcy plików elektronicznych przez wewnętrzny urząd skarbowy.
Musisz dokładnie zabezpieczyć kwotę zeznań podatkowych składanych w Twojej firmie, co można zrobić z pomocą EFIN. Powinno to umożliwić znacznie łatwiejsze monitorowanie i umożliwić wykrycie wszelkich nieuczciwych działań związanych ze zwrotami, ponieważ muszą one być dołączone do wszystkich elektronicznych materiałów zwrotnych dostarczanych do urzędu skarbowego.
Jednakże, chociaż system, który działa IRS jest dobry, możesz pomóc sprawie, pozostając sumiennym i upewniając się, że Twoja firma podatkowa robi wszystko, co w jej mocy, aby chronić dane klientów. Zwróć uwagę na ostrzegawcze oznaki oszukańczych działań i zagrożeń ze strony cyberprzestępców, takich jak odrzucone zwroty, powiadomienia dotyczące zwrotów klientów, które nie zostały jeszcze złożone, lub inne nieprawidłowości, które mogłyby i powinny wywołać dzwonek alarmowy.
Zgłaszanie oszustw
Jeśli natkniesz się na coś nieoczekiwanego lub odkryjesz coś, co jest rażąco oszukańcze, następnym krokiem jest jak najszybsze podjęcie działań. W przypadku naruszeń związanych z podatkami należy natychmiast skontaktować się z IRS, informując ich o szczegółach. Jeśli korzystasz z usług innych firm, aby chronić dane swoich klientów, również je o tym poinformuj.
Jednak podczas gdy to wszystko się dzieje, ważne jest również, aby pamiętać o ochronie poufnych informacji o klientach, więc pamiętaj, aby nie udostępniać niczego nikomu poza urzędem skarbowym. Nawet jeśli korzystasz z pomocy zewnętrznych specjalistów IT i bezpieczeństwa, nadal rozsądnie jest, aby krąg osób zaangażowanych w jakiekolwiek dochodzenie był jak najmniejszy.
- Sprawdź naszą listę najlepszych zabezpieczeń przed kradzieżą tożsamości
