Wiele firm doświadcza najbardziej dramatycznej zmiany w sposobie naszej pracy od dziesięcioleci - jeśli nie w najnowszej historii ludzkości. Od czasu pandemii w 1919 roku świat nie doświadczył kolosalnej i nagłej zmiany w tym, jak i gdzie pracują pracownicy oraz w jaki sposób łączą się ze sobą.
Są oznaki dobrych wiadomości. Pewnego dnia wrócimy do normalności i są pewne oznaki, że pandemia słabnie na niektórych obszarach. Istnieją jednak oznaki, że pandemia przybiera na sile w miejscach takich jak Francja i Japonia. Jedno jest pewne - pracownicy będą pracować w domu w najbliższej przyszłości i rozsądnie jest opracowywać plany długoterminowe. Te wskazówki mogą pomóc ci teraz opracować strategię, zamiast mieć nadzieję, że problem ustąpi.
1. Opracuj solidną strategię komunikacji wideo
Pierwszym priorytetem jest przede wszystkim zablokowanie narzędzia do wideokonferencji, z którego wszyscy korzystają. To pierwszy krok, ponieważ każda firma musi dowiedzieć się, jak komunikować się w sposób, który powiela kontakt osobisty. Istnieją przyczyny związane ze zdrowiem psychicznym pracowników, związane z ciągłością biznesową oraz względy finansowe związane z firmą. Bez standardowego sposobu łączenia się przez wideo - niezależnie od tego, czy jest to jeden na jeden, w mniejszych grupach czy jako cała firma - pojawią się natychmiastowe problemy. Co ciekawe, wiele firm jeszcze tego nie zrobiło i polega na wielu aplikacjach do rozmów wideo, takich jak Skype, Zoom, a nawet Apple FaceTime.
Problem polega na tym, że często nie ma strategii, jak to działa - kto opłacił konta w organizacji, czy istnieją standardy bezpieczeństwa lub czy aplikacja do czatu wideo działa na obsługiwanych urządzeniach. Często nie jest to udokumentowane, a komunikacja jest niewielka, głównie dlatego, że ta masowa zmiana w kierunku pracy zdalnej zaskoczyła tak wielu z nas. Nawet jeśli istnieją standardowe aplikacje i dobra komunikacja, nie są one wystarczająco solidne, aby radzić sobie z takimi problemami, jak spotkanie całej firmy lub metoda przekazywania pilnych informacji.
2. Zawrzyj hermetyczną umowę o pracę z domu
Eksperci prawni powiedzieli.com, że umowa o pracę zdalną nie jest już opcjonalna. Problem polega na tym, że wiele firm przed pandemią nie miało takiego rozwiązania dla wszystkich pracowników lub nie rozwiązało w pełni problemu. Większość z nich eksperymentowała tu i ówdzie z ustaleniami dotyczącymi pracy zdalnej, ale nie na taką skalę. Ważne jest, aby opracować umowę jako część długoterminowego planowania, zaczynając od części poświęconej zdrowiu i bezpieczeństwu pracowników. Chroni to ich i wyjaśnia stanowisko firmy, ale także chroni pracodawcę pod względem tego, w jakim stopniu firma jest odpowiedzialna za dobro pracowników. (Według ekspertów prawnych firma nadal musi zapewnić pracownikowi bezpieczne i zdrowe środowisko pracy, nawet w domu).
Kontrakt powinien rozszerzyć się na wiele innych dziedzin. Powinien odpowiadać na takie pytania, jak: kto jest odpowiedzialny za jakąkolwiek biznesową usługę szerokopasmową i za jaką cenę? Jeśli laptop biznesowy wydany przez pracownika jest uszkodzony, kto powinien zapłacić za naprawę i jak szybko? Ile godzin powinien przepracować pracownik i jak elastyczne jest ustalenie jego czasu w ciągu dnia? Im bardziej umowa może wyjaśniać, co oznacza praca w domu, tym lepiej. Ważne jest również, aby nie spieszyć się z tą umową - w przypadku długoterminowej pracy z domu, w której wszyscy są zdalnie, umowa powinna być wystarczająco solidna, aby przetrwać burzę przez wiele miesięcy lub nawet rok pracy zdalnej.
3. Zmniejsz liczbę aplikacji i narzędzi, których używasz do usprawnienia pracy zdalnej
Wiele firm nagle zdało sobie sprawę, że polegały na zbyt wielu aplikacjach i usługach biznesowych. Istnieją firmy, które zezwalały na wiele usług przechowywania w chmurze, takich jak Dropbox i Microsoft Onedrive dla różnych zespołów, oprócz oferowanej przez nie pamięci w chmurze przy użyciu własnego centrum danych lub od Amazon. To była zagmatwana sytuacja już przed pandemią. Wymówką firmy było to, że pomogło to pracownikom w uzyskaniu mobilności i utrzymaniu łączności.
Nigdy więcej. Mnogość aplikacji używanych przez pracowników (sankcjonowanych przez firmę lub nie) spowodowała jeszcze większe zamieszanie i chaos, szczególnie w przypadku działu pomocy technicznej i zarządzania IT. Obsługa tak wielu aplikacji jest nie tylko trudna, ale pracownicy są również zdezorientowani i mniej produktywni. W ciągu jednego dnia mogą przełączać się między Microsoft Teams i Slack, rozpocząć rozmowę przez Skype, a następnie użyć Zoom na swoim iPhonie podczas kolejnego spotkania. Tworzy gorączkowe środowisko pracy w domu. Odwieczna koncepcja „standardowego komputera stacjonarnego” nagle stała się o wiele ważniejsza, nawet dla mniejszych firm nastawionych na wszystko. O wiele lepiej jest zamknąć bardziej przewidywalny pakiet aplikacji i usług.
4. Zdrowie psychiczne
Na koniec należy poruszyć kwestię długoterminowego wpływu prowadzenia firmy ze zdalną siłą roboczą. Ważne jest, aby pomyśleć o zdrowiu psychicznym. Praca w domu przez tydzień lub dwa nie jest zbyt dramatyczna, ale gdy pracownicy pracują zdalnie przez miesiące, może to wywołać napięcia i stres, których wcześniej nie było. Nawet ci, którzy pracowali w domu przez lata lub dziesięciolecia, mogą być zaskoczeni wpływem pracy w domu na zdrowie psychiczne, gdy nie wolno ci spotykać się z ludźmi w kawiarni lub chodzić na zakupy do centrum handlowego w ramach wytchnienia.
Każda długoterminowa strategia powinna rozwiązać ten problem. Mogą istnieć sposoby na wprowadzenie lekkości do dnia pracy, aby dodać dodatkowy czas na spotkania Zoom na „strzelanie z bryzy” lub wspólne picie kawy. Możesz rozważyć wysłanie dodatkowych pakietów opieki do pracowników lub zorganizowanie większej liczby sesji Facebook Live zamiast spotkań tylko przez Skype lub Zoom.
To nie powinien być drobny dodatek do strategii biznesowej, ale front i centrum - jak utrzymać zaangażowanie i skupienie pracowników, jak zapewnić im odpowiednie przerwy i marginesy, jak rozwijać osobiste relacje i dbać o nich bez ciągłych oczekiwań zawodowych. Pracownicy, którzy dobrze się razem bawią - nawet zdalnie - lepiej ze sobą współpracują.
- Przedstawiliśmy najlepsze oprogramowanie biurowe
- Sieci VPN z dostępem zdalnym - czym one są i które są najlepsze
