Życie w wirtualnym świecie teraz nie musi być tak ograniczone. Chociaż prawdą jest, że wielu z nas izoluje się i korzysta z pracy za pomocą laptopa biznesowego i czatu Zoom, istnieją sposoby na zorganizowanie wirtualnego wydarzenia na spotkanie biznesowe, wideokonferencję, prezentację produktu, a nawet pełnoprawną impreza inauguracyjna. Jako liderzy biznesowi nie musimy się zastanawiać, czy ludzie będą opuszczać wydarzenie, czy w ogóle nie będą w nim uczestniczyć, ponieważ istnieją lepsze opcje.
Na szczęście wiele zasad i koncepcji z prawdziwego wydarzenia osobistego nadal ma zastosowanie do organizacji wirtualnego wydarzenia - aż do przekąsek, kawy i czasu na poznanie się. Dobrym pomysłem jest naśladowanie prawdziwego wydarzenia w jak największym stopniu, aby ludzie czuli się komfortowo i uczestniczyli w nim, a także aby trzymali się wydarzenia i nie rzucali się nagle.
Chociaż może istnieć kilka technicznych przeszkód, nadal możliwe jest zaangażowanie mas w sposób, który jest skuteczny i produktywny oraz prowadzi do tego samego poziomu sukcesu. Najważniejszą częścią tego jest celowość - uświadomienie sobie, że ludzie są zmartwieni i zestresowani światową pandemią i że mają wiele rzeczy, które walczą o ich uwagę. Kiedy pojawi się usprawnione podejście do wydarzenia, spójna komunikacja i dodatkowe korzyści, odkryjesz, że ludzie są równie zainteresowani i zniewoleni.
1. Powiedz, czego się spodziewać
Jednym z najważniejszych kroków w każdym wydarzeniu jest przeniesienie z prawdziwego świata. Im więcej możesz powiedzieć o tym, czego się spodziewać - korzystając z agendy, strony internetowej z większą liczbą szczegółów, e-maili z aktualnymi informacjami o harmonogramie i zdjęć tych, którzy mówią - tym lepiej. To wpisuje się w podstawową ludzką potrzebę bycia „na bieżąco” o każdym wydarzeniu.
Pomaga również uczestnikom dowiedzieć się, czy wydarzenie będzie dobrze zorganizowane i warte zachodu, nawet jeśli jest dla nich „wymagane”. (Unikaj błędnego myślenia, że wymagane wydarzenie automatycznie zagwarantuje sukces). Wirtualne wydarzenie jest już utrudnione przez fakt, że uczestnik może mieć obok siebie smartfon lub nawet telewizor domowy i konsolę do gier wideo. Jeśli wiedzą, że będzie prowadzona szczegółowa dyskusja i podejmowanie decyzji, odłożą telefon na bok.
2. Korzystaj z funkcji wydarzeń na Facebooku
Jest coś magicznego w korzystaniu z funkcji wydarzeń na Facebooku. Po pierwsze, w wirtualnym środowisku, w którym wszyscy korzystają z laptopa i biorą udział w programie Zoom, funkcje wydarzenia w mediach społecznościowych są jak złoto. Sprawiają, że wszystko wydaje się bardziej oficjalne. Jednak funkcje wydarzenia również robią znacznie więcej.
Ponieważ w dzisiejszych czasach wszyscy jesteśmy rozproszeni, ponieważ mamy wiele opcji dotyczących sposobu, w jaki się łączymy, funkcje wydarzenia będą wysyłać powiadomienia jako przypomnienia i śledzić, kto faktycznie bierze udział, a kto pomija. Te dane mogą Ci pomóc na każdym spotkaniu. Po zorganizowaniu jednego wydarzenia możesz śledzić jego sukces i bezpośrednio kontaktować się z tymi, którzy z niego zrezygnowali. I nie lekceważ wartości presji rówieśników. Funkcje wydarzenia pokazują potencjalnych uczestników, którzy jeszcze zgodzili się wziąć udział w wydarzeniu.
3. Zaplanuj zaimprowizowaną dyskusję
Inną lekcją wyciągniętą z wydarzeń w świecie rzeczywistym jest umożliwienie improwizowanych dyskusji. Istnieje pokusa, aby od razu zabrać się do pracy i od razu wskoczyć do programu. Unikaj tego scenariusza. Ponownie mówimy o rozproszonych ludziach korzystających z laptopa. Większość z nas potrzebuje czasu, aby przyzwyczaić się do dziwności związanej z uczestnictwem w wirtualnym wydarzeniu, a tych, którzy przychodzą, lubimy poznawać w sposób nieuporządkowany.
Pozostaw co najmniej 10 minut lub więcej, aby ludzie mogli nadrobić zaległości, porozmawiać o pogodzie, a nawet zająć się kwestiami osobistymi. Nikt nie lubi uczestniczyć w spotkaniach, na których panuje zimny, sterylny program i jedna główna gadająca głowa. Nawet w prawdziwym świecie są to wydarzenia, z których ludzie pomijają, gdy tylko się zaczną.
4. Zrób trzy razy więcej promocji
Aby mieć pewność, że wirtualne wydarzenie zakończy się sukcesem, należy wielokrotnie przypominać uczestnikom. Załóż, że ludzie są bardzo rozproszeni, więc będziesz musiał promować wydarzenie trzy razy lub więcej razy. Może to obejmować wysyłanie e-maili, wiadomości tekstowych, wiadomości na czatach w mediach społecznościowych i innych zaproszeń wykraczających poza to, co normalnie byś zrobił. Zrozumienie, w jaki sposób ludzie używają komunikacji cyfrowej - to znaczy szybko przewijają przeszłe rzeczy - oznacza, że będziesz musiał nadmiernie komunikować się z nimi i spróbować przyciągnąć ich zainteresowanie i uwagę.
Jedna wskazówka to śledzenie sukcesu wszystkich zaproszeń na każde wydarzenie. Jeśli wysyłasz e-maile, upewnij się, że korzystasz z narzędzia, które może śledzić, czy potencjalni uczestnicy otworzyli i przeczytali wiadomość. Jeśli publikujesz w mediach społecznościowych, śledź polubienia i udostępnienia. Pomoże Ci to zachować ostrożność w kwestii tego, jak często komunikujesz się o wydarzeniu oraz o tym, co zadziałało lub nie zadziałało w przeszłości.
5. Zachęcaj do spożywania przekąsek i kawy
Zgadnij co? Jednym z powodów, dla których uczestniczymy w prawdziwych spotkaniach osobistych, są bezpłatne przekąski. Taka jest ludzka natura. W środowisku wirtualnym może to być trudne, ale nie niemożliwe. Jeśli zdecydujesz się zorganizować spotkanie firmowe za kilka tygodni i chcesz, aby wszyscy w nim uczestniczyli, spróbuj zaoferować podobne zachęty. Na przykład w witrynie zarządzania wydarzeniami EventBrite możesz utworzyć stronę rejestracji dla swoich pracowników. Jeśli wypełnią go i klikną odpowiednie opcje podczas rejestracji, zaoferuj kod promocyjny na bezpłatną dostawę UberEats lub darmowy bajgiel w lokalnej jadłodajni - dostarczony na spotkanie.
Załóżmy, że planujesz wprowadzenie nowego produktu - wyślij każdemu uczestnikowi bezpłatny kod na kawę w Starbucks, którego będzie mógł użyć podczas spotkania. Ta koncepcja może wydawać się staroświecka, a pracownicy lub uczestnicy mogą po prostu użyć kodu i nie uczestniczyć w spotkaniu, ale przynajmniej jest to próba naśladowania rzeczywistej zachęty, która faktycznie działa.
- Do profesjonalnych konferencji wypróbuj najlepsze telefony konferencyjne.