W przypadku firm takich jak Google, Microsoft, Apple i Dropbox oferujących gigabajty, a nawet terabajty pamięci online, przechowywanie wszystkiego w chmurze jest atrakcyjnym pomysłem - szczególnie jeśli używasz wielu urządzeń lub potrzebujesz dostępu do plików PC na telefonie komórkowym na tablecie.
Chociaż tak naprawdę nie możesz używać usług w chmurze jako głównego magazynu na głównym komputerze PC lub Mac - po prostu kopiują one to, co zapisujesz na lokalny dysk twardy lub przenośny dysk SSD - możesz użyć ich folderów jako domyślnej pamięci masowej dokumenty, zdjęcia i inne rodzaje plików - a następnie możesz uzyskać dostęp do niektórych lub wszystkich tych plików z innych komputerów, telefonów komórkowych i tabletów, otwierając pojedyncze pliki lub synchronizując określone foldery. Ale czy mądrze jest umieszczać ważne dane w chmurze? Oto dziesięć rzeczy do przemyślenia.
Czytaj więcej: Księgowość Sage Business Cloud
- Najlepsze miejsce do przechowywania w chmurze w 2022-2023 roku online: opcje bezpłatne, płatne i biznesowe
- Przygotowaliśmy również listę najlepszych usług przechowywania zdjęć online
- Zaleca się przechowywanie lokalnej kopii plików, więc sprawdź nasz najlepszy serwer NAS
Wybierz odpowiednią chmurę
Różne usługi mają różne wymagania, więc chociaż Dropbox, Dysk Google i OneDrive działają na prawie wszystkim, iCloud potrzebuje komputera Mac z co najmniej Yosemite i / lub urządzeniami iOS z co najmniej iOS 8 - i chociaż jest klient iCloud dla Windows, jest nie jest dla Androida ani innych platform mobilnych. Ważne jest, aby pomyśleć o urządzeniach, którym chcesz się podzielić, i sprawdzić, czy są dostępne aplikacje dla tych urządzeń.
Nie pokładaj wiary w wolności
Fajnie jest dostać rzeczy za darmo, ale darmowe nie dają żadnych gwarancji - warunki, funkcje i opcje mogą i czasami zmieniają się bez powiadomienia, pojemność jest dość ograniczona i nie ma czegoś takiego jak gwarantowana dostępność bez ceny dołączony tag.
Nie musi to jednak oznaczać, że musisz się spieszyć i wydawać pieniądze, ponieważ wiele płatnych usług jest oferowanych w pakietach z innymi zakupami. Na przykład subskrybenci usługi Office 365 otrzymują stosy magazynu w chmurze (cały terabajt) jako część swojego pakietu.
Chroń swój telefon
Jeśli będziesz udostępniać lub synchronizować swoje urządzenia mobilne, chroń je kodami PIN lub hasłami; nie ma sensu przestrzegać ścisłych zasad bezpieczeństwa na komputerze, a następnie zostawiać otwarty telefon lub tablet, aby każdy mógł uzyskać dostęp do swoich plików.
Brytyjska National Mobile Phone Crime Unit podaje, że każdego roku ginie ponad 300 000 telefonów, ale to tylko te, do których zgłaszano roszczenia z tytułu ubezpieczenia - rzeczywista liczba jest znacznie wyższa. Jeśli ktoś ma Twój telefon, czy może uzyskać dostęp do Twoich rzeczy? Upewnienie się, że nie mogą w ogóle zająć czasu.
Dowiedz się, co można bezpiecznie przechowywać
Jedynym absolutnie, pozytywnie, zdecydowanie gwarantowanym sposobem na upewnienie się, że czegoś nie można uzyskać z Internetu, jest upewnienie się, że nigdy nie trafi on w pobliże internetu. Chociaż ryzyko utraty lub kradzieży danych z dobrze znanych usług w chmurze może być odległe, nadal jest to możliwe i należy o tym pomyśleć - zwłaszcza jeśli przechowujesz pliki służbowe z danymi osobowymi innych osób, ponieważ ustawa o ochronie danych mówi, że dane muszą być odpowiednio chronione. Nie chcesz, aby twoje plany dominacji nad światem wpadły w ręce wroga? Używaj szyfrowania plików na wszystkim, co umieszczasz w chmurze.
Włącz 2FA
Prosta kombinacja nazwy użytkownika i hasła nie wystarczy, aby zapewnić bezpieczeństwo przechowywania w chmurze, dlatego główni dostawcy usług w chmurze oferują uwierzytelnianie dwuskładnikowe lub w skrócie 2FA. Weryfikacja dwuetapowa wykorzystuje drugą formę weryfikacji, aby upewnić się, że to naprawdę Ty, najczęściej poprzez wysłanie kodu do innego urządzenia, takiego jak smartfon lub tablet. 2FA jest również dostępne dla usług online, takich jak poczta e-mail i przechowywanie zdjęć, i bardzo dobrym pomysłem jest włączenie go również w tych usługach.
Zawsze miej kopię zapasową
Chociaż wiele usług dokłada wszelkich starań, aby chronić Twoje dane, zawsze istnieje ryzyko, że coś pójdzie nie tak - a im ważniejszy plik, tym ważniejsze jest posiadanie jego kopii zapasowej. Może to oznaczać przesłanie zdjęć do dwóch różnych usług w chmurze (coś, co jest automatyczne, jeśli zainstalujesz, powiedzmy, Flickr na urządzeniu iOS udostępniającym iCloud i włączysz automatyczne przesyłanie Flickr, aby zarówno Flickr, jak i iCloud otrzymały każdy obraz) lub po prostu regularnie synchronizowanie i tworzenie kopii zapasowych plików kluczy.
Sprawdź, co łączy
Usługi, takie jak Dropbox i Dysk Google, pozwalają zobaczyć, jakie urządzenia łączyły się z Twoim kontem, więc na przykład Dropbox pozwala zobaczyć, które przeglądarki internetowe są obecnie połączone i jakie konkretne komputery PC, Mac i telefony komórkowe mają dostęp do Twojego konta. konto.
Jeśli istnieje urządzenie, które nie jest Twoje lub którego już nie masz, możesz odłączyć to urządzenie, aby cofnąć jego dostęp. Lista urządzeń nie będzie zawierała osób, którym wysłałeś linki do udostępniania, takich jak publiczne adresy URL Dropbox; obejmuje tylko urządzenia z dostępem do Twojego konta.
Odwołaj dostęp do aplikacji
Przechowywanie w chmurze nie tylko łączy się bezpośrednio z urządzeniami - można je również wywoływać z aplikacji innych firm, więc na przykład możesz chcieć załączników z Dysku Google w swoim oprogramowaniu e-mail, plików OneDrive w dokumentach Office lub połączyć Dropbox z IFTTT.
Po raz kolejny pulpit nawigacyjny konta umożliwia sprawdzenie, do jakich aplikacji mają dostęp, i cofnięcie dostępu do wszystkiego, czego nie potrzebujesz. Im mniej aplikacji ma dostęp do Twojego konta, tym bezpieczniejsze będzie to konto.
Nie przekraczaj swojego limitu
Jednym z najczęstszych zastosowań oprogramowania opartego na chmurze jest zapewnienie dostępu do różnych urządzeń, więc na przykład możesz chcieć, aby dokumenty iCloud z komputera Mac były dostępne na iPadzie lub pliki OneDrive z komputera na Twoim, eee, Windows Phone.
To świetnie, ale bądź ostrożny, jeśli korzystasz z mobilnego planu transmisji danych z miesięcznym limitem ruchu - zbyt duże udostępnianie plików i synchronizacja może łatwo przekroczyć limit przepustowości, spowolnić połączenie lub ponieść dodatkowe opłaty. Jeśli Twoje konto jest ograniczone, ogranicz to, co udostępniasz lub synchronizuj tylko wtedy, gdy Twój telefon komórkowy ma Wi-Fi.
Dbaj o aktualność szczegółów płatności
Jeśli masz płatne konto w chmurze i odnowienie się nie powiedzie, nie musisz panikować - podejście Dropbox jest dość typowe, z kontami obniżonymi do bezpłatnych kont Basic, ale pliki pozostają nietknięte.
To, co się jednak zmienia, to możliwość synchronizacji - jeśli twoje płatne konto zostało przewrócone do podstawowego, bezpłatnego konta, może to oznaczać spadek przestrzeni dyskowej z 1 TB do zaledwie 2 GB. Jeśli Twoje pliki przekroczą ten limit, nie będziesz w stanie zsynchronizować niczego nowego, dopóki nie ponownie zasubskrybujesz płatnego konta.
Dodatkowe wskazówki: Jak wybrać dostawcę przechowywania w chmurze / kopii zapasowej w chmurze?
Alex Fagioli, dyrektor generalny Tectrade, udzielił nam kilku przydatnych wskazówek, jak wybrać dostawcę usług przechowywania w chmurze lub kopii zapasowych, który będzie odpowiadał Twoim potrzebom biznesowym
1. Poznaj swój obecny system
Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji zakupowych związanych z IT, menedżerowie muszą przeprowadzić pełny audyt swoich systemów, aby w pełni zrozumieć ich wymagania i zoptymalizować to, co obecnie mają. Większość dużych firm ma infrastrukturę hybrydową, obejmującą wewnętrzne centra danych, chmury prywatne i co najmniej jedną usługę chmury publicznej, ale wiele działów IT nie wie dokładnie, co się dzieje pod oprogramowaniem i usługami, które prowadzą działalność. Dostawca pamięci masowej w chmurze może zapewnić błyskotliwą propozycję sprzedaży, ale jeśli nie wiesz dokładnie, jak będzie działać w istniejącym systemie, nie warto się nad tym zastanawiać.
2. Szukaj wartości
Dyrektorzy IT odczuwają ogromną presję, aby zapewnić wartość kosztów przy jednoczesnej poprawie produktywności i zapewnieniu wsparcia. Niedawne badania dotyczące wydatków na IT pokazują, że tylko 7% budżetu IT organizacji jest wydawane na tworzenie kopii zapasowych i odtwarzanie danych - to bardzo mała kwota, biorąc pod uwagę ich znaczenie w utrzymaniu ciągłości działania firmy. Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że firma maksymalnie wykorzystuje budżet, jaki ma na tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych. Spróbuj znaleźć dostawcę, który oferuje wynagrodzenie w miarę używania lub w miarę wzrostu konsumpcji, aby zoptymalizować wydatki.
3. Ustal priorytety obciążeń
W większości przypadków kopie zapasowe będą używane do odzyskiwania starych wersji dokumentów lub przypadkowo usuniętych plików, ale ich podstawowym celem jest przywrócenie Ci kopii zapasowej i pracy w przypadku utraty połączenia z siecią. Zwykłego konsumenta prawdopodobnie stać bez laptopa przez kilka godzin podczas przywracania danych z kopii zapasowej. Jednak każdy stracony czas dla firmy to strata pieniędzy i ważne jest, aby ważne zadania były szybko uruchamiane. Poszukaj dostawcy, który współpracuje z Tobą, aby ustalić priorytety obciążeń i upewnić się, że można je efektywnie odzyskać.
