Google Workspace zawiera jedne z najlepszych aplikacji biurowych na świecie. Być może nauczyłeś się już oszczędzających czas wskazówek, które pomogą Ci wycisnąć więcej korzyści z tego oprogramowania biurowego. Jednak większość użytkowników nie zdaje sobie sprawy, że Arkusze Google, Dokumenty, Gmail i Formularze obsługują niemal nieograniczoną automatyzację przepływu pracy. Może to być szczególnie cenne dla małych i średnich firm, które spędzają dużo czasu na rutynowych zadaniach, takich jak kierowanie zamówień i ocena formularzy wniosków.
W tym przewodniku wyjaśnimy, jak automatyzacja przepływu pracy działa w Google Workspace, i przedstawimy kilka dodatków, których możesz użyć, aby zwiększyć możliwości tego pakietu biurowego w swojej firmie.
Co to są przepływy pracy w Google Workspace?
Przekształcenie surowych danych w formę, której może używać Twoja firma, wymaga czasu. Jeśli otrzymasz zgłoszenie kontaktu z formularza, może być konieczne przekonwertowanie go na format, który może być odczytany przez oprogramowanie CRM. Jeśli otrzymasz żądanie zamówienia, może ono wymagać podzielenia i wysłania różnych danych do różnych osób w Twojej organizacji.
Na szczęście Google Workspace umożliwia zautomatyzowanie tych przekształceń za pomocą obiegów dokumentów. Te przepływy pracy pozwalają określić sekwencję kroków, przez które muszą przejść dane, a następnie przeprowadzić ten proces za Ciebie. Ogólnie przepływy dokumentów można w dużym stopniu dostosowywać, dzięki czemu można łatwo dopasować proces automatyzacji do potrzeb biznesowych.
Możesz tworzyć automatyczne przepływy pracy dokumentów w większości aplikacji Google Workspace, w tym w Dokumentach, Arkuszach, Gmailu i Formularzach Google.
Jak zautomatyzować obieg dokumentów: Apps Script a dodatki
W zależności od stopnia złożoności zautomatyzowanego przepływu pracy, który chcesz utworzyć, istnieją dwie różne trasy, którymi możesz się udać.
Najłatwiejszym sposobem generowania przepływów pracy jest użycie dodatku zbudowanego w tym celu. W sklepie internetowym Google dostępne są setki dodatków do automatyzacji. Niektóre z nich są bezpłatne, ale wiele z nich wymaga jednorazowej płatności lub miesięcznej subskrypcji. Jeśli zdecydujesz się na płatny produkt, sprawdź, czy firma, która go produkuje, oferuje obsługę klienta w przypadku napotkania jakichkolwiek problemów.
Jeśli chcesz bezpłatnie tworzyć w pełni niestandardowe automatyzacje, możesz skorzystać z Apps Script. To środowisko programistyczne stworzone przez Google, aby umożliwić każdemu tworzenie dodatków do aplikacji Google Workspace. W rzeczywistości prawie wszystkie płatne dodatki do automatyzacji, które znajdziesz w sklepie internetowym Google, zostały utworzone przy użyciu Apps Script. Chociaż istnieje wiele zasobów, które pomogą Ci rozpocząć pracę z kodowaniem w Apps Script, skonfigurowanie nawet prostej automatyzacji za pomocą kodu może być czasochłonne.
Jak uzyskać dostęp do dodatków do automatyzacji
Jeśli chcesz przeglądać dodatki do Arkuszy Google, Dokumentów, Gmaila lub Formularzy, możesz je znaleźć w sklepie internetowym Google. Najłatwiejszym sposobem uzyskania dostępu do sklepu internetowego jest znalezienie menu Dodatki w dowolnej z tych aplikacji, a następnie kliknięcie opcji Pobierz dodatki. Spowoduje to wyświetlenie okna, które jest już przefiltrowane i pokazuje tylko dodatki współpracujące z aktualnie używaną aplikacją Google Workspace.
Możesz zainstalować dowolny dodatek ze sklepu internetowego, po prostu klikając przycisk Instaluj. Pamiętaj, że płatne dodatki mogą wymagać wykupienia subskrypcji, zanim będziesz mógł ich używać.
Co możesz zrobić z obiegiem dokumentów?
Aby dać ci wyobrażenie o rodzajach zadań, które możesz wykonać za pomocą zautomatyzowanych obiegów dokumentów, przyjrzyjmy się kilku przykładom. Będziemy używać aplikacji ze sklepu internetowego Google, ale pamiętaj, że wiele z tych przepływów pracy możesz utworzyć bezpłatnie za pomocą Apps Script.
Zbyt często dane biznesowe są rozproszone w wielu arkuszach kalkulacyjnych. Może masz szczegółowe dane sprzedaży z różnych działów zapisane w różnych arkuszach. Możesz też mieć informacje o kliencie z różnych formularzy wejściowych zapisane w oddzielnych dokumentach.
Dzięki automatyzacji przepływu pracy można łatwo łączyć dane z wielu arkuszy kalkulacyjnych w jedną główną tabelę. Lubimy używać SheetGo (zaczyna się od 12 USD na użytkownika miesięcznie), ponieważ ułatwia łączenie wielu plików Arkuszy Google. Co więcej, SheetGo może również przetwarzać pliki Excel i CSV i automatycznie dostarczać dane z tych dokumentów do głównego arkusza kalkulacyjnego Arkuszy Google.
Szczególnie fajne w tym dodatku do automatyzacji jest to, że aktualizuje się automatycznie. SheetGo będzie sprawdzać rozprowadzane arkusze kalkulacyjne pod kątem nowych danych tak często, jak chcesz i śledzić zmiany w dokumencie głównym, korzystając z funkcji historii edycji w Arkuszach Google.
Zatwierdzanie wniosków o czas wolny, raportów i innych procesów wewnętrznych jest integralną częścią sprawnego funkcjonowania większości firm. Dzięki dodatkom, takim jak Form Workflow Plus (zaczyna się od 300 USD rocznie), możesz łatwo łączyć Formularze Google z Arkuszami, aby śledzić i zarządzać prośbami o zatwierdzenie.
Dzięki temu dodatkowi menedżer musi po prostu utworzyć formularz wniosku w Formularzach Google. Formularz jest kierowany do wyznaczonych osób zatwierdzających po wypełnieniu i wprowadzeniu wszystkich danych do arkusza kalkulacyjnego. Arkusz śledzi, gdzie żądanie jest w procesie zatwierdzania, wraz z decyzjami i komentarzami poszczególnych osób zatwierdzających.
Form Workflow Plus obsługuje również wieloetapowe kierowanie zatwierdzeń, więc może być przydatne w przypadku bardziej złożonych przepływów pracy, takich jak kierowanie zamówień.
Chociaż dostępnych jest wiele narzędzi do marketingu e-mailowego, możesz tworzyć zaskakująco w pełni funkcjonalne kampanie e-mailowe w Gmailu, korzystając z dodatku takiego jak Yet Another Mail Merge (darmowy).
W tej aplikacji możesz wprowadzić adresy e-mail wszystkich osób, do których chcesz wysłać e-maila, w arkuszu kalkulacyjnym Arkuszy. Następnie możesz napisać wiadomość w Gmailu i dodać personalizację za pomocą wbudowanego kodu aplikacji.
Kiedy będziesz gotowy do wysłania, wróć do Arkuszy, a Yet Another Mail Merge dostarczy Twoją wiadomość e-mail do wszystkich na liście. Możesz śledzić otwarcia, kliknięcia i odpowiedzi e-maili bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego.
Najlepsze w tym narzędziu jest to, że możesz tworzyć nieograniczoną liczbę arkuszy kalkulacyjnych dla różnych kampanii. Ponadto, ponieważ używasz Arkuszy, łatwo jest pobrać informacje kontaktowe, aby utworzyć kampanię marketingową z CRM, Formularzy Google lub istniejących arkuszy kalkulacyjnych.
Arkusze kalkulacyjne mogą być zaskakująco skuteczne przy układaniu zadań projektowych i kamieni milowych. Ponadto, korzystając z dodatku, takiego jak ProjectSheet, możesz zautomatyzować śledzenie postępów w arkuszu kalkulacyjnym.
Ten poręczny darmowy dodatek automatycznie oblicza liczbę zadań na kamień milowy i śledzi, czy każde zadanie jest oznaczone jako ukończone, w toku, czy nie. Na tej podstawie wyświetli procent ukończenia dla każdego etapu projektu.
Ponadto ProjectSheet może pomóc w określeniu, kiedy projekt jest opóźniony w harmonogramie. Dodatek automatycznie podświetli pasek postępu dla każdego kamienia milowego na zielono, żółto lub czerwono w zależności od tego, czy pod-zadania są włączone, bliskie lub minęły wyznaczony termin.
Tworzenie aplikacji na smartfony dla Twojej firmy jest zwykle czasochłonnym i kosztownym procesem, który wymaga zatrudniania wyspecjalizowanych programistów. Jednak dzięki automatyzacji przepływu pracy możesz utworzyć podstawową aplikację mobilną bezpośrednio z poziomu Arkuszy Google.
W tym celu skorzystamy z dodatku AppSheet (zaczyna się od 5 USD na użytkownika miesięcznie). Dzięki tej aplikacji po prostu dodajesz dane do arkusza kalkulacyjnego Arkuszy. Danymi mogą być dowolne dane, od zapasów w sklepie po utworzenie mobilnego sklepu internetowego lub informacje kontaktowe pracowników do utworzenia wewnętrznego katalogu.
Połącz arkusz kalkulacyjny z AppSheet, a następnie edytuj właściwości kolumn danych zgodnie z potrzebami. Możesz podzielić dane i dodać niestandardowe wyrażenia do zadań, takich jak zarządzanie zapasami. Gdy wszystko będzie gotowe, możesz wybrać jeden z wielu wstępnie zdefiniowanych szablonów wyświetlania, aby zdecydować, jak Twoje dane będą wyświetlane w nowej aplikacji.
Najlepsze w tym wszystkim jest to, że integruje się bezproblemowo z innymi zautomatyzowanymi przepływami pracy Google Workspace. Możesz skonfigurować AppSheet, aby uruchamiał automatyczne wiadomości e-mail na podstawie wyzwalaczy w aplikacji lub dodawał dane wprowadzane przez użytkowników do innego arkusza kalkulacyjnego Arkuszy. Ponadto AppSheet może wysyłać automatyczne raporty, które można łatwo zaimportować do Arkuszy.
streszczenie
Automatyzacja obiegu dokumentów w Google Google Workspace może zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy, a także odblokować nowe, zaawansowane funkcje. Chociaż możliwe jest tworzenie własnych zautomatyzowanych przepływów pracy za pomocą Apps Script, w sklepie internetowym Google znajdziesz wiele bezpłatnych i płatnych dodatków, które obsługują automatyzację. Wypróbuj niektóre z tych polecanych dodatków już dziś, aby przekonać się, jak automatyzacja przepływu pracy może pomóc w bardziej płynnym działaniu dowolnego procesu biznesowego.
- Przedstawiliśmy najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami.