Jeśli szukasz sposobów na ulepszenie firmowej poczty e-mail, nie jesteś sam. Specjaliści regularnie zmagają się z pisaniem e-maili, wymieniając klarowność, zwięzłość i szybkość jako główne przeszkody.
Stworzenie idealnej biznesowej wiadomości e-mail nie musi być skomplikowane, a na pewno nie potrzebujesz doktoratu z literatury, aby pisać zrozumiałe i przekonujące wiadomości e-mail. Kilka prostych wskazówek i wskazówek może pomóc w skuteczniejszej komunikacji i spędzaniu mniej czasu na tym.
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zapoznaj się z naszą listą najlepszych usług e-mail; wszystkie te wskazówki będą łatwiejsze do wdrożenia, gdy znajdziesz klienta poczty e-mail, który jest wygodny i łatwy w użyciu.
1. Korzystaj z formatowania tekstu.
Prawie wszystkie współczesne wiadomości e-mail są wysyłane w formacie HTML, co oznacza, że możesz wykorzystać formatowanie, aby podkreślić znaczenie lub zapewnić przejrzystość. Selektywne użycie pogrubienie, podkreślony i zapisany kursywą tekst może przekazywać znaczenie, pilność i trafność.
Używając formatowania, aby zwrócić uwagę na kluczowe pojęcia, Twój e-mail będzie łatwiejsze do odczytaniai szybko przekazuj więcej informacji. Biorąc pod uwagę, że przeciętny pracownik biurowy otrzymuje ponad 80 e-maili dziennie, pomoże Ci to wyróżnić się jako jasny i łatwy do zrozumienia.
Nigdy nie używaj WIELKICH LITER do podkreślenia punktu; ludzie uważają to za odpychające, a nawet niegrzeczne.
2. Dodawaj hiperłącza jak profesjonalista
Jest to całkiem wygodne, gdy ktoś wspomina o dokumencie lub witrynie internetowej, a jedyne, co musisz zrobić, to kliknąć odpowiednie słowo kluczowe, aby samodzielnie sprawdzić źródło. Hiperłącza to świetny sposób, aby Twoje e-maile wyglądały bardziej profesjonalnie i będą bardzo doceniane przez Twoich czytelników.
Jest to również kolejny powód, dla którego ważne jest, aby wybrać dobry program do obsługi poczty e-mail, chociaż większość dzisiejszych internetowych, takich jak Gmail, radzi sobie dobrze z linkami. Chociaż różni się w zależności od aplikacji, Ctrl + K (Cmd + K dla komputerów Mac) jest prawie uniwersalnym klawiszem skrótu do dodawania hiperłącza. Jeśli to nie zadziała, po prostu sprawdź menu Pomoc aplikacji, aby uzyskać instrukcje.
3. Unikaj nietypowych lub nieprofesjonalnych czcionek
Tak, dotyczy to także komiksów. Wybierając czcionkę do swoich profesjonalnych e-maili, trzymaj się klasyki. Na przykład Arial i Calibri są łatwe do odczytania, od razu znajome i dobrze nadają się do środowisk biznesowych. Aby zapewnić maksymalną czytelność, używaj tej samej czcionki w całym tekście.
4. Poświęć trochę czasu na złożenie profesjonalnego podpisu
Niektóre firmy będą miały wytyczne dotyczące tego, co umieścić (lub nie) w swoim podpisie, ale jeśli nie, masz wolne miejsce na zbudowanie profesjonalnego wizerunku.
Dodanie logo firmy może znacznie przyczynić się do uzyskania dopracowanego wyglądu. Nowoczesne aplikacje pocztowe powinny umożliwiać wyśrodkowanie logo i wpisanie tekstu pod nim lub wyrównanie logo do lewej, z tekstem do prawej. Tak czy inaczej, Twoje e-maile od razu będą wyglądać bardziej profesjonalnie, a czytelnikom łatwiej będzie połączyć Cię z Twoją firmą.
Ponadto, jeśli chodzi o podpis wiadomości e-mail, mniej znaczy więcej. Trzymaj się podstaw: Twoje imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu i, jeśli to konieczne, proste ikony mediów społecznościowych. Wszystkie marki, takie jak Twitter, Facebook i Instagram, mają strony zasobów z ikonami, które możesz dodać do swojego podpisu, który będzie zawierał łącze do Twojego profilu (-ów).
Alternatywnie istnieje wiele generatorów podpisów, takich jak WiseStamp, które pomogą Ci zbudować profesjonalny podpis w ciągu kilku minut.
5. Sprawdź swoje e-maile
Może to być trudny nawyk, szczególnie dla tych z nas, którzy piszą 30 lub 40 e-maili dziennie, ale będzie to miało znaczący wpływ na to, jak dobrze się komunikujesz. Błędy ortograficzne, literówki i niepoprawna gramatyka sprawią, że Twój e-mail (i Ty, co za tym idzie), będzie wydawał się mniej profesjonalny.
Nie wahaj się przyjrzeć się dobrej gramatyce i pomocy w pisaniu. Na przykład Grammarly to rozszerzenie przeglądarki, które wielu osobom pomaga w wyłapywaniu takich błędów. Uważaj jednak, aby nie polegać wyłącznie na automatycznych pomocach w pisaniu. Nadal powinieneś sprawdzać swoją wiadomość e-mail od początku do końca.
6. Unikaj puchu i wypełniacza
Podobnie jak Ty, większość ludzi ma niekończący się przepływ przychodzących wiadomości e-mail. Oprócz prostego powitania i uprzejmego zakończenia, staraj się, aby wszystko było tak bezpośrednie i proste, jak to tylko możliwe. Zwróć szczególną uwagę na powtórzenia, zdania run-on i wypełniacz.
Pisanie wiadomości e-mail to nie mówienie: tekst pozostaje na ekranie, dostępny dla czytelników w dowolnym momencie. Nie ma potrzeby wspominania o czymś więcej niż raz ani wielokrotnego odwoływania się do tego samego produktu lub koncepcji.
Jak omówiono, używając formatowanie aby wyróżnić i uzyskać hiperłącza do dokumentów referencyjnych, możesz znacznie uprościć tekst, aby poczta e-mail była bardziej efektywna.
streszczenie
Pisanie dobrych e-maili biznesowych nie powinno być stresujące ani czasochłonne, chociaż wymaga praktyki. Te sześć prostych wskazówek pomoże Ci tworzyć wiadomości e-mail, które są wyraźniejsze i łatwiejsze do odczytania i zrozumienia oraz mają bardziej profesjonalny wygląd i styl.
Tworzenie profesjonalnych wiadomości e-mail z pewnością i na czas to umiejętność, której można się nauczyć i doskonalić jak każdą inną. W Internecie dostępnych jest wiele zasobów, w tym bezpłatne szablony wiadomości e-mail, które mogą być inspiracją i mogą ułatwić zadanie.
- Przedstawiliśmy najlepszych bezpiecznych dostawców poczty e-mail.