Większość firm i osób, które tworzą i współpracują online przy użyciu dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji, zna pakiet Microsoft Office, ale wiele osób wciąż nie zdaje sobie sprawy z licznych funkcji oszczędzających czas wbudowanych w ten potężny pakiet biurowy.
W tym artykule przyjrzymy się 18 wskazówkom oszczędzającym czas, które pomogą Tobie i Twoim pracownikom maksymalnie wykorzystać pakiet Microsoft Office, niezależnie od tego, czy korzystasz z platformy Microsoft 365 czy Microsoft Office 2022-2023. Twoje dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje będą wyglądać świetnie, a ich wykonanie zajmie połowę czasu.
Właściwie używane te ukryte funkcje mogą znacznie zwiększyć produktywność pracowników, pomagając zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zapewniając im przyjemniejszą pracę.
Jeśli szukasz tańszego sposobu na tworzenie rozbudowanych dokumentów, rozbudowanych arkuszy kalkulacyjnych i ciekawych prezentacji, zapoznaj się z naszą listą bezpłatnego oprogramowania biurowego.
Jak najlepiej wykorzystać pakiet Microsoft Office: przygotowanie
Cały czas dodawane są nowe funkcje do pakietu Microsoft Office, więc upewnij się, że masz najnowszą wersję oprogramowania. Jeśli masz subskrypcję Microsoft 365, możesz zaktualizować swoje aplikacje z poziomu aplikacji Microsoft Autoupdate lub po prostu zezwolić im na automatyczne aktualizowanie. W przeciwnym razie, jeśli kupiłeś autonomiczną wersję pakietu Microsoft Office, pamiętaj, że może być konieczna aktualizacja, aby uzyskać dostęp do niektórych funkcji wymienionych poniżej.
Porada 1: Automatyczne zapisywanie zmian w usłudze OneDrive
OneDrive to usługa przechowywania danych w chmurze Microsoft Office, która jest dostępna niezależnie od tego, czy masz subskrypcję Microsoft 365, czy nie. OneDrive nie tylko umożliwia dostęp do wszystkich plików w dowolnym miejscu i w dowolnym czasie, ale możesz także połączyć OneDrive z oprogramowaniem Microsoft Office, aby skorzystać z funkcji automatycznego zapisywania.
Po włączeniu zmiany są aktualizowane w chmurze w czasie rzeczywistym. Ponadto OneDrive przechowuje wiele wersji dokumentów, dzięki czemu w razie potrzeby możesz łatwo porównać i przywrócić poprzednią wersję. Każdy, kto kiedykolwiek stracił godzinę pracy z powodu usterki komputera lub przerwy w zasilaniu, będzie wiedział, jak oszczędza czas ta funkcja. Aby znaleźć starsze wersje na platformie Microsoft 365, kliknij Plik> Informacje> Historia wersji.
Wskazówka 2: poznaj skróty dostępne w całym pakiecie
Jedną z największych zalet pakietu Microsoft Office jest spójność obsługi różnych aplikacji. Oznacza to, że większość skrótów klawiaturowych działa tak samo w programach Word, Excel i PowerPoint. Zapoznanie się z tymi poleceniami może znacznie przyspieszyć produktywność. Ctrl + S (⌘S), aby zapisać, Ctrl + P (⌘P), aby wydrukować, a nawet bardziej niejasne polecenia, takie jak Ctrl + D (⌘D) dla okna dialogowego Czcionka, działają w całym pakiecie.
Świetną wskazówką dotyczącą produktywności jest udostępnienie pracownikom listy popularnych skrótów, którzy mogą odwoływać się do niej w razie potrzeby, aż stanie się ona drugą naturą.
Wskazówka 3: Użyj funkcji Powiedz mi (Word)
Funkcja Powiedz mi (co chcesz zrobić) została dodana do pakietu Microsoft Office 2016, ale gdy nauczysz się jej używać, będzie to dar niebios. Chcesz zmienić styl? Wpisz „Styl”. Przyciąć zdjęcie? Wpisz „Przytnij”. Wstaw tabelę, dodaj komentarz, zmień układ, zaktualizuj projekt, czytaj tekst na głos - za pomocą tego menu można szybko i łatwo uzyskać dostęp do prawie każdej funkcji pakietu Office, a inteligentne sugestie ułatwiają znalezienie tego, czego szukasz, wpisując tylko jedno lub dwa słowa.
Jednak Microsoft 365 stale aktualizuje swój zestaw funkcji i może nie być obecny w nowszych wersjach.
Porada 4: Szybkie udostępnianie dokumentów za pomocą przycisku Udostępnij
Przycisk udostępniania znajduje się w prawym górnym rogu aplikacji i można go używać do szybkiego udostępniania dokumentu za pośrednictwem usługi OneDrive, poczty e-mail, AirDrop (tylko Mac) i innych usług innych firm. Zamiast otwierać klienta poczty e-mail i przeglądać w poszukiwaniu pliku („Gdzie znowu to zapisałem?”), Po prostu kliknij przycisk Udostępnij i wybierz odbiorców.
Wskazówka 5: Znajdź i zamień
Jeśli chcesz zmienić słowo lub grupę słów w całym dokumencie, możesz to szybko zrobić dzięki funkcji Znajdź i zamień. Po prostu naciśnij Ctrl + Shift + H (⌘⇧H), a pojawi się okno dialogowe Znajdź i zamień. Wpisz tekst, który chcesz zmienić w polu Znajdź, zamiennik w polu Zamień i naciśnij przycisk Zamień. Office przeszuka dokument i wprowadzi niezbędne zmiany.
Możesz także zastąpić niczym (pozostaw pole Zamień puste), aby usunąć wiele wystąpień słowa.
Porada 6: Zaawansowane wyszukiwanie i zamienianie
To potężne narzędzie to coś więcej niż na pierwszy rzut oka. Klikając przycisk w lewym dolnym rogu okna dialogowego, można uzyskać dostęp do zaawansowanych funkcji umożliwiających natychmiastową zmianę stylu czcionki, ustawień akapitu i innych elementów dowolnego tekstu.
Na przykład możesz znaleźć wszystko pogrubienie tekst i zmień czcionkę na czerwoną lub zaznacz cały tekst w określonym języku i zaznacz go kursywą. Skorzystaj z tego, gdy chcesz wprowadzić szerokie zmiany w określonych stylach tekstu.
Porada 7: Dostosuj i używaj stylów, aby uzyskać świetnie wyglądające dokumenty
Zaskakujące jest, jak wiele osób korzysta na co dzień z pakietu Microsoft Office, ale nadal nie korzysta ze stylów, aby usprawnić swoje dokumenty i przyspieszyć pisanie. Style można znaleźć na karcie Strona główna i umożliwiają one natychmiastowe stosowanie wstępnie zaprojektowanych ustawień czcionek. Możesz również zmodyfikować te style, aby dopasować je do swoich potrzeb i dokumentu. Style są również automatycznie aktualizowane, gdy zmieniasz motywy, co ułatwia zmianę wyglądu całego dokumentu w mgnieniu oka.
Porada 8: Kopiuj i wklejaj wiele elementów za pomocą Spike
Ta przydatna funkcja umożliwia kopiowanie wielu elementów i wklejanie ich wszystkich naraz. Po prostu zaznacz pierwszy blok tekstu, naciśnij Ctrl + F3 lub ⌘F3, a następnie przejdź do następnego. Za każdym razem, gdy naciśniesz Ctrl lub Command + F3, tekst zostanie zapisany i tak dalej. Kiedy będziesz gotowy do wklejenia wszystkiego, naciśnij Ctrl + Shift + F3 lub ⌘⇧F3. Możesz także wpisać „spike” (małe litery) i nacisnąć Enter, a zapisany tekst pozostanie w pamięci i zostanie użyty innym razem.
Porada 9: Kopiuj i wklej formatowanie
Szybko usprawnij formatowanie w blokach tekstu, naciskając Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) w celu skopiowania formatowania (styl czcionki i akapitu, kolory, wyrównanie itp.) Oraz Ctrl + Shift + V (⌘⇧V), aby wkleić formatowanie na zaznaczonym tekście.
Wskazówka 10: Spersonalizuj wstążki Office
Jeśli często szukasz pewnych funkcji w menu lub rozszerzeniach, nie wahaj się dodać ich z przodu i pośrodku wstążki. Możesz to zrobić w obszarze Preferencje> Wstążka i pasek narzędzi lub przechodząc do Plik> Opcje> Dostosuj Wstążkę. Możesz być zaskoczony ogromnym zakresem funkcji, które możesz dodać do wstążki, aby uzyskać szybki dostęp. Możesz także ukryć wstążkę, aby mieć więcej miejsca, klikając raz dowolną otwartą kartę, przechodząc do Widok> Wstążka lub naciskając Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Porada 11: Kliknij trzykrotnie, aby zaznaczyć akapit
Większość ludzi wie, że możesz kliknąć słowo dwukrotnie, aby je zaznaczyć. Możesz także trzykrotnie kliknąć słowo, aby zaznaczyć cały akapit, co jest bardzo przydatne do poruszania się po dużych fragmentach tekstu podczas edycji.
Wskazówka 12: Dostosuj automatyczną korektę do swoich potrzeb
To częsta skarga, że Microsoft Office zmienia tekst podczas pisania, nawet jeśli masz pewność, co masz na myśli. Możesz dostosować te ustawienia w menu Narzędzia> Opcje autokorekty. Możesz usunąć to, co Ci przeszkadza, lub dodać słowa, które często błędnie wpisujesz. Możesz nawet dodawać symbole, na przykład zastępując (c) znakiem ©.
Wskazówka 13: Porównaj dokumenty obok siebie (tylko Windows)
Oczywiście możesz po prostu otworzyć oddzielne okna i umieścić je obok siebie, ale funkcja Obok siebie pakietu Microsoft Office idzie o krok dalej dzięki zsynchronizowanemu przewijaniu, co pozwala zaoszczędzić dużo czasu podczas porównywania i edytowania wersji długich dokumentów.
Porada 14: Wyświetl dwie różne części tego samego dokumentu w widoku podzielonym
Jest to fantastyczne narzędzie, gdy musisz wprowadzić zmiany w jednej części dokumentu, odwołując się do innej sekcji (na przykład podczas pisania wstępu lub konkluzji). Po prostu przejdź do wstążki Widok i wybierz Widok podzielony. Możesz przewijać do różnych sekcji w każdym oknie niezależnie i wprowadzać zmiany w jednym z nich.
Wskazówka 15: Kopiuj i wklejaj jak profesjonalista
Prawie każdy wie, jak skopiować i wkleić blok tekstu, ale czy wiesz, że możesz szybko wkleić tekst bez formatowania lub jako obraz lub plik PDF bezpośrednio w dokumencie? Po prostu naciśnij Ctrl + Alt + V (⌘⌃V), a zostanie wyświetlone okno dialogowe opcji.
W programie Word możesz użyć tego okna dialogowego do wklejania tekstu bez formatowania, podczas gdy w programie Excel możesz wklejać tylko wartości, formatowanie lub komentarze, wszystko z wyjątkiem obramowań, a nawet dodawać, odejmować, mnożyć i dzielić sumy w locie.
Wskazówka 16: Dostosuj swoje menu skrótów
Możesz dodać funkcje, których często używasz, do paska narzędzi szybkiego dostępu w menu skrótów dowolnej aplikacji na samej górze dokumentu. Domyślnie zobaczysz polecenia takie jak Zapisz, Drukuj i Cofnij, ale możesz tutaj dodać prawie wszystko. Wystarczy kliknąć strzałkę po prawej stronie, aby dodać polecenia, jeśli ich potrzebujesz.
Wskazówka 17: Scal kształty (Powerpoint)
Możesz łączyć różne proste kształty, aby tworzyć bardziej złożone, które będą świetnie wyglądać w prezentacjach, i nie potrzebujesz do tego wyszukanego narzędzia, takiego jak Illustrator. Po prostu wybierz kształty, które chcesz scalić, i kliknij Scalaj kształty na karcie Format. Te scalone kształty można kopiować i wklejać do innych aplikacji, takich jak Word.
Wskazówka 18: Użyj formatowania warunkowego, aby dynamicznie formatować komórki (Excel)
Formatowanie warunkowe umożliwia stosowanie stylów do określonych komórek na podstawie ich wartości lub zawartości. Na przykład możesz chcieć, aby każda wartość dodatnia była zielona, a każda ujemna czerwona. Po prostu zaznacz komórki, które chcesz sformatować, a następnie użyj karty Formatowanie warunkowe na wstążce Strona główna. Istnieje wiele ustawień wstępnych lub możesz zdefiniować własne zasady i równania.
streszczenie
Microsoft Office to jeden z najlepszych dostępnych pakietów biurowych, oferujący mnóstwo zaawansowanych opcji ułatwiających pracę pracowników i zwiększających produktywność. Zachęć członków zespołu do zapoznania się z oprogramowaniem i do aktywnego dzielenia się wskazówkami i wskazówkami. Odkrywanie nowych funkcji jest nie tylko przyjemne i ekscytujące, ale także znacznie ułatwia współpracę i pozwala pracownikom robić więcej w krótszym czasie, jednocześnie bardziej komfortowo.
- Przedstawiliśmy najlepsze oferty Microsoft Office.