Wiele wysiłku włożono w Microsoft Teams, ponieważ firma postrzega ją jako krytyczny składnik ich funkcjonalności oprogramowania do pracy grupowej, umożliwiając użytkownikom kreatywne łączenie wysiłków za pośrednictwem bezpiecznego centralnego węzła komunikacyjnego.
Aby osiągnąć ten cel, usługa Teams przyjmuje cztery podstawowe funkcje biznesowe i łączy je w jedną ujednoliconą platformę. Obejmują one przesyłanie wiadomości, koordynację spotkań, połączenia głosowe i / lub wideo, a na koniec integruje się z Microsoft Office 365 wraz z innymi kluczowymi narzędziami biznesowymi, których używasz do wspierania swojej firmy.
Dzięki temu możesz komunikować się z osobami lub grupami, koordynować spotkania i działania, rejestrować całą komunikację i współpracować nad dokumentami w ramach przepływu pracy Teams.
Zacznijmy od aplikacji Teams i zobaczmy dokładnie, jak z niej korzystasz.
- Być może rozmawiasz na jednym z naszych najlepszych laptopów w 2022-2023 roku
1. Uruchom zespoły
Z aplikacji Teams można korzystać na komputerze bezpośrednio z przeglądarki, na urządzeniach mobilnych (Android i iOS) lub za pośrednictwem aplikacji komputerowych na komputery PC i Mac.
Ale w tym samouczku będziemy używać wersji przeglądarki. Ponieważ zawiera tę samą funkcjonalność i układ, co aplikacja do zainstalowania.
Aby skorzystać z aplikacji Teams, przejdź do tej lokalizacji internetowej https://teams.microsoft.com/start
Tutaj zaprosi Cię do „Zarejestruj się za darmo”, a jedynym ograniczeniem jest to, że musisz już mieć lub utworzyć w tej chwili konto Microsoft.
Jeśli korzystasz już z biznesowej wersji Microsoft Office 365, powinieneś również zobaczyć Teams jako jedną ze standardowych aplikacji w obszarze roboczym pakietu Office.
Po podaniu konta Microsoft i hasła zostaniesz poproszony o określenie, w jakim środowisku będziesz korzystać z aplikacji Teams, z możliwymi opcjami w szkole, z przyjaciółmi i rodziną lub w firmie. Każda opcja nieznacznie dostosowuje Teams do tych profili, ale podstawowa technologia jest taka sama.
W tym ćwiczeniu jako domyślną wybraliśmy opcję „Do pracy”.
Po utworzeniu konta i skonfigurowaniu aplikacji Teams pod kątem tego, jak będziesz z niego korzystać, wersja internetowa będzie oferować aplikację komputerową, jeśli jest dostępna dla systemu operacyjnego na Twoim komputerze. Nie ma potrzeby instalowania tego, ale niektórzy użytkownicy są bardziej zadowoleni z instalowalnych aplikacji, które nie są zależne od przeglądarki.
Naszym pierwszym zadaniem jest stworzenie naszego pierwszego Zespołu. Zróbmy to teraz.
2. Utwórz zespół
Podstawową strukturą zespołów jest, jak można się spodziewać, „zespół”.
Aby utworzyć zespół lub dołączyć do zespołu, kliknij sekcję Zespół na pasku bocznym, a następnie oznacz etykietę w lewym dolnym rogu aplikacji, gdzie jest napisane „Dołącz lub utwórz zespół”. Jeśli zespoły publiczne już istnieją, zobaczysz te, które można kliknąć, lub możesz wpisać kod, aby dołączyć do zespołu prywatnego.
W naszym przykładzie żadne z nich nie jest jeszcze dostępne. Mamy tylko opcję „Utwórz zespół”.
W przypadku firm, które mają już grupy Office 365, można je wykorzystać jako szybki sposób na utworzenie zespołu z dołączonymi członkami, ale utworzymy go od podstaw, wybierając tę opcję z pierwszego wejścia.
Następnie możesz zdecydować, czy zespół jest publiczny, prywatny czy obejmujący całą organizację. Każdy może dołączyć do zespołu publicznego, prywatny jest dostępny tylko dla zaproszonych, a cała organizacja automatycznie dodaje wszystkich w firmie.
Następnie możesz zdecydować, jaki zespół zostanie nazwany, nadać mu opis i potwierdzić, jaki to jest typ. Jeśli masz prywatny zespół, który później zdecydujesz, że powinien być publiczny lub obejmujący całą organizację, to jako twórca zespołu możesz go później zmienić, jeśli chcesz.
Jednak aby aplikacja Teams była użyteczna, musi zawierać więcej niż tylko Twoje imię i nazwisko i szczegóły, ale także dane innych członków zespołu. Dodajmy te następne.
3. Dodawanie członków zespołu
Istnieje wiele sposobów dodawania osób do aplikacji Teams, ale najprostszym jest wysłanie im łącza e-mail, które rejestruje ich po kliknięciu. Możesz też po prostu dodać ich adres e-mail bezpośrednio do aplikacji Teams.
Możesz także importować nazwiska i adresy e-mail z innych aplikacji, które przechowują te dane, takich jak Outlook, Osoby lub inne repozytorium kontaktów.
Gdy zespół ma już skojarzone z nim osoby, pojawi się on na liście zespołu i będzie można przeglądać jego członków i dowolne działania.
Domyślnie ma tylko jeden temat dyskusji „Ogólne”. W usłudze Teams te podsekcje zespołu nazywane są kanałami, a teraz dodamy jedną z nich i rozpoczniemy rozmowę.
4. Dodaj kanał
Informacje wymagane dla kanału są jak zespół. Ma tytuł, opis i możesz powiedzieć, czy jest standardowy czy prywatny. Ostatnia opcja jest bardzo przydatna, jeśli chcesz rozpocząć prywatną rozmowę z innym członkiem zespołu, ale unikaj jej oglądania.
Po utworzeniu kanału możesz dodawać posty, ładować pliki i wchodzić w interakcje z innymi członkami zespołu.
Stworzyliśmy kanał o nazwie „Świąteczne przygody”, a następnie dodaliśmy kilka stron internetowych i krótki wpis o kanale. Każdy członek mający dostęp do tego kanału może zostać powiadomiony o opublikowaniu nowych treści, a także możesz odwoływać się do osób w postach, umieszczając @, a następnie ich nazwiska.
5. Rozmowy kanałowe
Czatowanie na kanale nie przypomina zwykłego czatu, w którym mówi się wyłącznie między dwiema stronami, bardziej przypomina głośną dyskusję w biurze na otwartym planie.
W naszym przykładzie członek zespołu Zen rozmawia z Markiem, wiadomość jest wysyłana do Marka, ale wszyscy inni mogą zobaczyć rozmowę. Chociaż tylko Mark otrzymuje ostrzeżenie, że jest w centrum uwagi. Takie podejście umożliwia wielu osobom otrzymywanie alertów za pomocą wiadomości i wszystkim, aby wszyscy byli świadomi tego, co zostało powiedziane, jeśli mają otwarte aplikacje Teams lub włączone są alerty.
Co ciekawe, nawet jeśli nie wspomniano o Tobie, nadal możesz odpowiedzieć na post na kanale, na przykład powiedzieć „Mark wyszedł na cały dzień, być może zapomniał o twoim spotkaniu?”.
6. Czas rozmów wideo
U dołu panelu po prawej stronie znajduje się linia ikon, dzięki którym konwersacje mają bogatszą zawartość niż same słowa, a obok nich jest to najważniejsza ikona w Meet.
Przypominająca kamerę wideo ikona ma etykietę „Spotkaj się teraz”, jeśli najedziesz na nią wskaźnikiem i domyślnie inicjuje spotkanie z wideo.
Gdy go klikniesz, będziesz mieć możliwość wyłączenia wideo, jeśli wolisz, a także nadania tematu spotkaniu. Po dokonaniu wyboru możesz kliknąć „Spotkaj się teraz” i rozpocząć spotkanie, nawet jeśli w tym momencie jesteś jedyny obecny.
Podczas spotkania w toku powinieneś być w stanie zobaczyć siebie, a także zobaczyć mały panel sterowania, który umożliwia wyciszenie dźwięku, wyłączenie wideo, rozpowszechnianie plików wśród uczestników, wyświetlanie czatu, a także sprawdzanie, kto jest obecny.
Możesz także udostępnić swój pulpit lub skorzystać z funkcji tablicy, aby dodać adnotację do zdjęcia lub prezentacji, o której możesz rozmawiać.
7. Zarządzanie kanałami
Jeśli dołączysz do kanału i z jakiegoś powodu zdecydujesz, że nie zawiera on niczego, co byłoby dla Ciebie istotne, możesz usunąć kanał. Ale pamiętaj, że wszystkie rozmowy, zapisy spotkań i wszystko inne, co ma związek z tym kanałem, zostaną usunięte, a Ty zmienisz zdanie i odzyskasz to.
Jedynym wyjątkiem do wyczyszczenia jest to, że wszelkie załączone pliki zostaną zachowane w Sharepoint, nawet po usunięciu kanału.
Oczywiście, jeśli usuniesz kanał utworzony na potrzeby spotkania, które się nie wydarzyło, lub projektu, który nigdy się nie rozpoczął, to w porządku. Uważaj jednak na usuwanie kanałów, które mogą być potrzebne w pewnym momencie, nawet jeśli nie jest to natychmiastowe.
8. Dodanie większej funkcjonalności
Przedstawiona przez nas wersja Teams jest podstawową funkcjonalnością tego produktu, ale możesz dodawać do usługi Teams wszelkiego rodzaju funkcje i integracje w zależności od produktów używanych w miejscu pracy.
Dobrym przykładem takiej rozszerzalności jest to, że wiele firm będzie uruchamiać Office 365 z kalendarzem w chmurze, a te, które to robią, zobaczą dodatkową ikonę po lewej stronie „Spotkania”. Umożliwia to planowanie spotkań w przyszłości i informuje wszystkich o przesunięciu lub późniejszym odwołaniu imprezy.
Microsoft Teams zapewnia również połączenia z szeroką gamą produktów biznesowych innych firm, takich jak KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote i wiele innych. Jeśli poważnie myślisz o korzystaniu z Teams, warto porozmawiać z informatykami o tym, jakie dodatkowe funkcje możesz włączyć w Microsoft Teams.
- Najlepsze przeglądarki roku 2022-2023: najszybsze i najbezpieczniejsze sposoby na dostęp do internetu